Sağlık hizmetlerinin kolaylaştırılmasının omurgası olan tıp endüstrisinin önemli bir üyesi birim sekreteridir. Birim sekreteri, tıbbi bir ortamda günlük operasyonların sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayan idari bir profesyoneldir. Hastanın tıbbi dosyalarının tutulması, randevuların planlanması ve hastane ile hastalar arasındaki iletişimin yönetilmesi gibi çeşitli idari görevleri yerine getirirler.
Sağlık hizmetlerinde birim sekreterinin önemi abartılamaz. Sağlık hizmeti sunum sisteminde kritik bir rol oynarlar ve sağlık çalışanlarının idari görevleri üstlenerek hastalara bakım sağlamaya odaklanabilmelerini sağlarlar. Birim sekreterinin rolü çok önemlidir çünkü hastaların mümkün olan en yüksek düzeyde bakımı almasını sağlarlar.
Bu makalenin amacı birim sekreterinin görev tanımına ilişkin kapsamlı bir rehber sunmaktır. Makale, rolün günlük görev ve sorumluluklarını, rolde başarılı olmak için gereken becerileri ve sağlık hizmeti ortamında birim sekreteri olarak nasıl başarılı olunacağını araştıracaktır. Makale aynı zamanda birim sekreterliğinde nasıl kariyer takip edileceğinin yanı sıra kariyer ilerleme fırsatları hakkında da fikir verecektir.
Sonuçta bu makale, sağlık hizmetlerinde birim sekreteri olmayı düşünenler için bir başarı planı sunmayı amaçlamaktadır. Uygun eğitim, öğretim ve deneyim ile kişi bu rolde başarılı olabilir ve sağlık sektörüne değerli bir katkı sağlayabilir.
Temel İş Sorumlulukları
- Sağlık personeli, hastalar ve aileler arasındaki iletişimi koordine edin
- Doğru tıbbi kayıtları tutun ve hasta çizelgelerini güncelleyin
- Randevuları, testleri, prosedürleri ve istişareleri planlayın
- Tıbbi talimatları ve doktor notlarını yazıya dökün
- Gerekli tıbbi malzeme ve ekipmanı sipariş edin ve takip edin
- Hasta güvenliğini izleyin ve endişeleri uygun personele iletin
- Hasta sigortası kapsamını ve fatura bilgilerini doğrulayın
Birim Sekreterinin Temel Görev ve Görevleri
Bir Birim Sekreteri olarak, yönetmeniz gereken çeşitli sorumluluklarınız olacaktır. Bu rolde muhtemelen karşılaşacağınız temel görev ve görevlerden bazıları şunlardır:
- Hastaları ve ziyaretçileri karşılayıp uygun alanlara yönlendirmek
- Telefon çağrılarını yanıtlayın ve gerektiğinde yardım ve bilgi sağlayın
- Hasta verilerini tıbbi kayıt sistemlerine girin
- Tıbbi çizelgeleri ve dosyaları hazırlayın ve düzenleyin
- Doktor istemlerinin doğruluğunu ve eksiksizliğini kontrol edin
- Tıbbi kayıtları ve belgeleri dosyalayın ve alın
- Bölümler arası iletişimi ve işbirliğini kolaylaştırmak
Ortak Ayarlar ve Hasta Türleri
Birim Sekreteri olarak hastaneler, klinikler, tıbbi ofisler ve uzun süreli bakım tesisleri dahil olmak üzere çeşitli sağlık bakım ortamlarında çalışmayı bekleyebilirsiniz. Karşılaşacağınız hastaların çok çeşitli tıbbi durumları, hastalıkları ve yaralanmaları olabilir. Karşılaşabileceğiniz bazı yaygın hasta türleri şunlardır:
- Ameliyata hazırlanan veya ameliyattan iyileşmekte olan cerrahi hastalar
- Kalp hastalığı, diyabet veya kanser gibi kronik tıbbi rahatsızlıkları olan hastalar
- Kırık kemik veya burkulma gibi yaralanmalar için tedavi arayan hastalar
- Bulaşıcı hastalık veya hastalıklar nedeniyle tedavi gören hastalar
- Akıl sağlığı veya davranışsal sağlık sorunları olan hastalar.
Birim Sekreteri olarak çalışmak, güçlü organizasyon, iletişim ve idari becerilere sahip olanlar için ödüllendirici bir kariyer yolu olabilir. Sağlık profesyonellerinin çalışmalarını destekleyerek ve tıbbi kayıtların doğru olmasını sağlayarak klinik ekiplerin başarısına katkıda bulunabilir ve hastaların ihtiyaç duydukları bakımı almalarına yardımcı olabilirsiniz.
Yetenek gerekli
Bir Birim Sekreteri olarak, bu rolde başarıyı garantilemek için gereken çeşitli beceriler vardır. Bu beceriler temel beceriler, teknik ve teknik olmayan yeterlilikler ve gerekli sosyal beceriler olarak kategorize edilebilir.
Bir Birim Sekreteri için temel beceriler
Her şeyden önce, Birim Sekreterinin hem yazılı hem de sözlü olarak mükemmel iletişim becerilerine sahip olması gerekir. Hastalar, aileleri, tıp uzmanları ve diğer personel ile açık ve etkili bir şekilde iletişim kurabilmelidirler. Bu, güçlü kişilerarası beceriler ve iletişim tarzını hedef kitleye uyacak şekilde uyarlama becerisi gerektirir.
Birim Sekreteri iletişimin yanı sıra organizasyon ve zaman yönetimi konusunda da beceri sahibi olmalıdır. Her şeyin zamanında ve verimli bir şekilde tamamlandığından emin olmak için çoklu görev yapabilmeli ve görevleri önceliklendirebilmelidirler. Detaylara dikkat etmek de çok önemlidir, özellikle kayıt tutma ve dokümantasyon söz konusu olduğunda.
Teknik ve teknik olmayan yeterlilikler
Birim Sekreterlerinin görevlerinde başarılı olabilmeleri için teknik ve teknik olmayan yeterliliklere sahip olmaları gerekmektedir. Teknik yeterlilikler arasında temel tıbbi terminoloji anlayışı, elektronik tıbbi kayıt sistemleri bilgisi ve sağlık sektörüne özel bilgisayar programlarında gezinme ve kullanma becerisi yer alır.
Teknik olmayan yeterlilikler daha genel ve çeşitli endüstrilerde uygulanabilir becerileri içerir. Bunlar eleştirel düşünme, problem çözme ve karar verme becerilerini içerebilir. Bağımsız çalışabilmenin yanı sıra ekip ortamında çalışabilme yeteneği de önemlidir.
Gerekli yumuşak beceriler
Yoğun bir sağlık hizmeti ortamında genellikle sakinleştirici bir varlık olmaları gerektiğinden, sosyal beceriler herhangi bir Birim Sekreteri için gereklidir. Bu beceriler arasında empati, sabır ve baskı altında sakin kalabilme yeteneği yer alır. Gizli bilgileri hassasiyetle ve ihtiyatla ele alabilmeli ve her zaman profesyonellik gösterebilmelidirler.
Başarılı Bir Birim Sekreteri, temel becerilerin, teknik ve teknik olmayan yeterliliklerin ve gerekli sosyal becerilerin bir kombinasyonuna sahip olmalıdır. Bu beceriler sağlık hizmeti ortamında etkili iletişim, organizasyon ve empati sağlamak için hayati öneme sahiptir.
Eğitim ve öğretim
Birim Sekreterlerinin başarısında eğitim önemli bir rol oynamaktadır. Lise diploması veya eşdeğeri asgari eğitim şartı olsa da, işverenler genellikle tıbbi yönetim alanında mesleki eğitimi veya ortaöğretim sonrası eğitimi tamamlamış adayları tercih etmektedir.
Başarılı Birim Sekreterleri ayrıca genellikle sağlık yönetimi, işletme yönetimi veya ilgili bir alanda önlisans veya lisans derecesine sahiptir. Ek olarak, Sertifikalı Birim Sekreteri (CUS) veya Sertifikalı Tıbbi İdari Asistan (CMAA) gibi sağlık hizmetlerine özel sertifikalar, mesleki gelişime bağlılık gösterir ve işverenler tarafından oldukça değer verilir.
Eğitim gereksinimleri açısından iş başında eğitim, yeni işe alınan Birim Sekreterleri için tipiktir. Eğitim genellikle temel tıbbi terminolojiyi, idari prosedürleri ve hasta bakımı düzenlemelerini kapsar. Sekreterin görev yaptığı birime özel eğitim de sağlanabilir.
Birim Sekreterlerinin alanda ilgili ve bilgili kalabilmesi için sürekli mesleki gelişim esastır. Tıbbi teknolojideki gelişmeler, mevzuattaki değişiklikler ve en iyi uygulamalar konusunda güncel kalmak çok önemlidir. Mesleki gelişim fırsatları arasında konferanslara ve çalıştaylara katılmak, ek sertifikalar almak ve çevrimiçi eğitim programlarına katılmak yer alır.
İşverenler ayrıca Birim Sekreterlerinden sertifikaları veya lisansları yenilemek için sürekli eğitim kredilerini sürdürmelerini talep edebilir. Kişisel gelişim ve eğitim aynı zamanda kendi kendine çalışma, profesyonel dergiler okuma ve meslektaşlarla ağ kurma yoluyla da sağlanabilir.
Birim Sekreterleri için lise diploması asgari eğitim şartı olsa da, tıbbi yönetim veya sağlıkla ilgili alanlarda ortaöğretim sonrası eğitim ve sağlık hizmetlerine özel sertifikalar, bir iş güvence altına almaya ve meslekte ilerlemeye önemli ölçüde yardımcı olabilir. İş başında eğitim, yeni işe alınan Birim Sekreterleri için tipiktir ve sürekli mesleki gelişim, alanda bilgili ve ilgili kalmak için hayati öneme sahiptir.
Araçlar ve Teknoloji
Bir Birim Sekreteri olarak, sağlık hizmetleri operasyonlarını yönetmek için günlük olarak bir dizi araç ve teknoloji kullanacaksınız. Kullanmanız beklenen bazı temel araçlar şunlardır:
Elektronik Tıbbi Kayıtlar
Sağlık operasyonlarında tıbbi dokümantasyon kritik öneme sahiptir. Elektronik Tıbbi Kayıtlar (EMR’ler), hasta tıbbi geçmişinin yetkili personel tarafından kolayca erişilebilen dijital bir versiyonudur. EMR’ler zamandan tasarruf sağlar ve tıbbi dokümantasyonun daha düzenli, doğru ve güvenli olmasını sağlar.
Birim Sekreteri olarak hasta bilgilerinin girilmesi, tıbbi geçmişlerin takip edilmesi ve hasta dosyalarının güncellenmesi gibi EMR’lerin yönetilmesinden sorumlu olacaksınız. EMR’lerde hasta bilgilerinin zamanında ve doğru şekilde belgelenmesini sağlamak için sağlık hizmeti sağlayıcılarıyla yakın işbirliği içinde çalışacaksınız. Bu nedenle sağlık tesisinizin kullandığı EMR yazılımına aşina olmanız çok önemlidir.
Sağlık Hizmetlerine Özel Yazılım
Sağlık tesisleri operasyonları yönetmek için çeşitli yazılımlar kullanır. Sağlık Hizmetlerine Özel Yazılım (HSS), sağlık hizmetleri operasyonlarını yönetmek için tasarlanmış son derece uzmanlaşmış bir yazılımdır. HSS hasta bakımı, faturalandırma, sağlık hizmetleri analitiği ve daha fazlasının yönetilmesine yardımcı olabilir.
Bir Birim Sekreteri olarak randevuları planlamak, hasta akışını yönetmek ve malzeme siparişi vermek gibi operasyonları yönetmek için doğrudan HSS ile çalışacaksınız. Sağlık tesisinizin kullandığı HSS yazılımını çalıştırma konusunda yetkin olmanız çok önemlidir. Yazılımı daha önce kullanmadıysanız, biraz eğitim alın ve yazılıma ve işlevlerine alışın.
Bir Birim Sekreteri için Temel Ofis Ekipmanları
Bir Birim Sekreteri olarak yüksek verimli olmanızı gerektiren hızlı tempolu bir ortamda çalışacaksınız. Üretken olmanızı sağlamak için birkaç parça ofis ekipmanı gereklidir. Bunlar şunları içerir:
- Üzerinde çalışmak ve EMR’ler ve HSS’lere erişmek için bilgisayar veya dizüstü bilgisayar. Bilgisayar ve güvenilir bir internet bağlantısı olan belirlenmiş bir çalışma alanı çok önemlidir.
- Tıbbi kayıtlar, randevu programları veya taburculuk talimatları gibi gerekli tıbbi belgeleri yazdırmak için yazıcı.
- Tıbbi kayıtları, test sonuçlarını veya diğer destekleyici belgeleri taramak için tarayıcı.
- Hasta randevuları ve sağlık işlemleriyle ilgili çağrı almak ve çağrı yapmak için telefon veya kulaklık.
Takım Çalışması ve İletişim
Bir Birim Sekreteri olarak, birimin sorunsuz ve verimli çalışmasını sağlamak için etkili ekip çalışması ve iletişim becerileri esastır. Bu, hasta bakımını kolaylaştırmak için doktorlar, hemşireler ve diğer yöneticilerle profesyonel bir şekilde işbirliği yapmayı içerir.
Sağlık ekibiyle işbirliği yapmak, farklı geçmişlere, uzmanlıklara ve görüşlere sahip bireylerle çalışmayı içerir. Birim Sekreteri, bu farklılıkları kabul ederek ve bunlara saygı duyarak olumlu ve üretken bir çalışma ortamı yaratabilir. Ayrıca ekip üyeleriyle güven ve uyum oluşturmak, ekip çalışmasını geliştirir ve herkesin ortak bir hedef doğrultusunda birlikte çalışmasını sağlar.
İlgili taraflara destek sağlamak Birim Sekreterinin rolünün bir diğer kritik yönüdür. İster bir hasta, ister bir aile üyesi, ister bir personel olsun, duygusal destek ve empati sağlamak çok önemlidir. Başkalarının endişelerini anlamak ve ele almak için şefkat ve aktif dinleme becerileri çok önemlidir.
Kişilerarası ilişkiler ve iletişim becerileri, etkili ilişkiler kurmak ve ortaya çıkabilecek iletişim engellerini aşmak için çok önemlidir. Bu, hastaların bakım planlarını anlamalarını sağlamak için hastalarla etkili bir şekilde iletişim kurabilmeyi ve sağlık uzmanlarına açık ve özlü mesajlar sunabilmeyi içerir. Güçlü kişilerarası beceriler aynı zamanda Birim Sekreterinin çatışmaları çözmesine ve uyumlu bir çalışma ortamı sürdürmesine olanak tanır.
Birim Sekreterinin rolünde etkili ekip çalışması ve iletişim becerileri hayati öneme sahiptir. Doktorlar, hemşireler ve diğer yöneticilerle işbirliği yapma, ilgili taraflara destek sağlama ve kişilerarası ve iletişim becerilerine sahip olma becerisi, verimli ve olumlu bir çalışma ortamına olanak tanıyarak sonuçta mümkün olan en iyi hasta sonuçlarına yol açar.
İlkeler ve prosedürler
Bir birim sekreteri olarak, hasta bilgilerinin korunmasını ve sağlık hizmeti ortamında etik standartların sürdürülmesini sağlayan belirli politika ve prosedürlere uymak çok önemlidir. Uyulması gereken iki önemli politika, HIPAA ve gizlilik düzenlemelerinin yanı sıra kurumsal protokollere uyumu içerir.
HIPAA ve Gizlilik Düzenlemeleri
Sağlık Sigortası Taşınabilirlik ve Sorumluluk Yasası (HIPAA), özel sağlık bilgilerinin işlenmesini düzenleyen federal bir yasadır. Bir birim sekreteri olarak hasta bilgilerinin gizli ve güvenli tutulmasını sağlamak için bu düzenlemeleri anlamak ve bunlara uymak önemlidir. HIPAA, sağlık hizmeti sağlayıcılarının hastalardan özel bilgilerini herhangi biriyle paylaşmadan önce yazılı izin almalarını gerektirir. Birim sekreteri olarak, tüm hasta bilgilerinin yalnızca yetkili personel tarafından erişilebilir olduğundan ve hasta bilgilerine erişim taleplerinin bakımın devamını sağlamak için haklı ve gerekli olduğundan emin olmalısınız. Ek olarak, HIPAA düzenlemelerinin ihlallerini derhal uygun denetleyici personele bildirmek önemlidir.
Kurumsal Protokollere Uyum
Her sağlık kurumunun, kurum içinde bakımın sunumuna yön veren politika ve protokolleri vardır. Birim sekreteri olarak kurumunuzun belirlediği yönetmelik ve protokollere uymanız çok önemlidir. Bu protokoller tehlikeli maddelerin taşınmasını, tıbbi atıkların bertaraf edilmesini veya sağlık uzmanları arasındaki iletişimi içerebilir. Hastaların mümkün olan en iyi bakımı almasını sağlamak ve gelecekte ortaya çıkabilecek olası yasal sorunlardan kaçınmak için bu protokollere uymak önemlidir.
Etik Standartların Korunması
Birim sekreterinin rolünün önemli bir yönü sağlık hizmeti ortamında etik standartları korumaktır. Bu, tüm mesleki ilişkilerde doğruluk, dürüstlük ve güvenilirlikle hareket etmeyi içerir. Bir sağlık uzmanı olarak hastaların sağlığına ve güvenliğine her şeyden önce öncelik vermelisiniz. Buna gizliliğin korunması, her türlü ayrımcılık veya önyargıdan kaçınılması ve hastaların özerkliğine saygı gösterilmesi de dahildir. Bir sağlık çalışanı olarak etik yükümlülükleriniz doğrultusunda her zaman profesyonel ve saygılı bir şekilde hareket etmeniz önemlidir.
Bir birim sekreteri olarak, sağlık sisteminde hastaların mümkün olan en iyi bakımı almasını sağlamak gibi önemli bir rolünüz var. Bu, HIPAA ve gizlilik düzenlemeleri gibi çeşitli politika ve prosedürlere bağlı kalmayı, kurumsal protokollere uyumu ve etik standartların sürdürülmesini gerektirir. Bu standartları koruyarak, daha sağlıklı ve daha etik bir sağlık hizmeti ortamına katkıda bulunduğunuzu bilerek görevlerinizi güvenle yerine getirebilirsiniz.
Zorluklar ve Çözümler
Birim sekreteri olarak çalışmak, ayrıntılara büyük önem verilmesi, çoklu görev becerileri ve etkili iletişim gerektirdiğinden zorlu bir iş olabilir. Birim sekreterlerinin bu işin getirdiği ortak engellere hazırlıklı olması ve işle ilgili bu engellerin nasıl aşılacağını öğrenmesi önemlidir.
Birim Sekreterliği İşinde Sık Karşılaşılan Engeller
Birim sekreterlerinin karşılaştığı en önemli engellerden biri birden fazla talebi ve son teslim tarihini aynı anda yönetmektir. Bir birim sekreterinin rolü genellikle hızlı tempolu bir roldür; birden fazla kişi görevleri tamamlamak, sorulara yanıt vermek ve tıbbi kayıtları kısa bir süre içinde yönetmek için ona güvenir. Bu, sonuçta işin kalitesini etkileyebilecek ve tükenmişliğe neden olabilecek bunalım ve stres duygularına yol açabilir.
Diğer bir yaygın engel ise zaman kısıtlamaları ve doğruluk talebidir. Birim sekreterleri tıbbi kayıtların doğru ve güncel olmasını sağlamaktan sorumludur, bu da sıkıcı ve zaman alıcı bir görev olabilir. Bu, zihinsel olarak yorucu ve yorucu olabilecek ayrıntılara büyük önem verilmesini gerektirir.
İşle İlgili Engellerin Üstesinden Nasıl Gelinir?
İşle ilgili engellerin üstesinden gelmek için rolünüzü ve bununla birlikte gelen beklentileri net bir şekilde anlamanız çok önemlidir. Tökezleyen engellerin üstesinden gelirken akılda tutulması gereken temel faktörler arasında etkili zaman yönetimi, önceliklendirme ve etkili bir şekilde yetki vermenin öğrenilmesi yer alır.
Etkili zaman yönetimi, son teslim tarihlerine uyulmasını ve taleplerin zamanında yerine getirilmesini sağlamaya yardımcı olabilir. Önceliklendirmenin önemini anlamak da aynı derecede önemlidir. Hangi görevin öncelikli olduğunu bilmek, birim sekreterlerinin iş yükünü etkili bir şekilde yönetmelerine ve bunalmış hissetmelerini önlemelerine yardımcı olabilir.
Etkili bir şekilde yetki vermenin nasıl yapılacağını öğrenmek, iş yükünün yayılmasına ve stresin azaltılmasına yardımcı olabilir. Kritik olmayan görevlerin diğer personele devredilmesi, birim sekreterinin en önemli sorumluluklarına odaklanmasını sağlayarak daha verimli ve üretken sonuçlara yol açar.
Son teslim tarihlerini, istekleri ve stresi dengelemek
Son teslim tarihlerini, talepleri ve stresi dengelemek zor olabilir. Ancak birkaç stratejinin uygulanması, daha yönetilebilir bir iş yükü oluşturmaya yardımcı olabilir. Yapılacaklar listesi oluşturmak veya bir proje yönetim aracı kullanmak, günlük görevleri takip etmede yardımcı olabilir ve birim sekreterinin iş yükünü etkili bir şekilde planlamasına ve yönetmesine olanak tanır. Ayrıca düzenli kişisel bakım uygulamalarına katılmak ve stres azaltıcı faaliyetlere katılmak, stres seviyelerini yönetmeye yardımcı olabilir.
Bir birim sekreterinin rolü zorlu olabilir, ancak ortak engelleri ve bunların nasıl aşılacağını bilerek dayanıklılık oluşturmak, iş yükünü yönetmek ve başarı için çabalamak mümkündür. Birim sekreterleri, etkili zaman yönetimi kullanarak, görevleri önceliklendirerek ve sorumlulukları devrederek daha verimli ve üretken bir ortam yaratarak rollerinde başarıya ulaşabilirler.
İş Tanımı Örnekleri
Bir Birim Sekreteri olarak görev tanımınız büyük ölçüde çalıştığınız sağlık tesisinin türüne ve ayrıca çalışacağınız belirli departman ve birime bağlı olacaktır. Birim Sekreterleri için farklı iş tanımlarına bazı örnekler aşağıda verilmiştir:
Örnek 1 – Hastane Birimi Sekreteri
İş özeti:
Hastane Birim Sekreteri, ünitedeki hemşire, hekim ve diğer sağlık çalışanlarına idari destek sağlamaktan sorumludur. Buna telefonlara cevap vermek, malzeme sipariş etmek, hasta çizelgelerini düzenlemek ve hasta kabul ve taburculuklarına yardımcı olmak da dahildir.
Temel Sorumluluklar:
- Telefonları cevaplamak ve aramaları ilgili personele yönlendirmek
- Hasta istemlerinin bilgisayar sistemine girilmesi
- Sipariş ve stok malzemeleri
- Hasta kabul ve taburculuğunu koordine etmek
- Hasta çizelgelerini koruyun ve hasta bilgilerinin gizliliğini sağlayın
- Hasta randevularının ve prosedürlerinin planlanmasına yardımcı olmak
- Gerektiğinde hemşire personeline, doktorlara ve diğer sağlık profesyonellerine idari destek sağlamak
Örnek 2 – Cerrahi Birim Sekreteri
İş özeti:
Cerrahi Birim Sekreteri, ünitedeki cerrahi personele idari destek sağlamaktan sorumludur. Bu, ameliyatların planlanmasını, ameliyat çizelgelerinin tutulmasını ve ameliyat öncesi ve sonrası bakım konusunda hastalar ve aileleriyle iletişimi içerir.
Temel Sorumluluklar:
- Ameliyatları planlayın ve hastalarla ameliyat öncesi ve sonrası bakım hakkında iletişim kurun
- Cerrahi çizelgeleri koruyun ve hasta bilgilerinin doğruluğunu ve gizliliğini sağlayın
- Hasta durumu ve güncellemeler hakkında hemşirelik personeli ve cerrahi ekiple iletişim kurun
- Cerrahi departmanı için sipariş ve stok malzemeleri
- Gerektiğinde hasta kabul ve taburculuklarına yardımcı olmak
- Gerektiğinde cerrahi personele idari destek sağlamak
Örnek 3 – Pediatri Birimi Sekreteri
İş özeti:
Pediatri Birimi Sekreteri, pediatri ünitesindeki hemşire ve hekimlere idari destek sağlamaktan sorumludur. Buna hasta kabul ve taburcularının koordine edilmesi, malzeme siparişi verilmesi ve sıcak ve çocuk dostu bir ortam yaratılmasına yardımcı olunması da dahildir.
Temel Sorumluluklar:
- Çocuk ünitesindeki hasta kabul ve taburculuk işlemlerini koordine etmek
- Oyuncaklar ve oyunlar gibi pediatriye özel ürünler de dahil olmak üzere malzemeleri sipariş edin ve stoklayın
- Hasta çizelgelerini koruyun ve hasta bilgilerinin gizliliğini sağlayın
- Hasta randevularının ve prosedürlerinin planlanmasına yardımcı olmak
- Dekorasyon ve oyun alanının bakımıyla çocuk dostu bir ortam yaratın
- Gerektiğinde hemşire ve doktorlara idari destek sağlamak
Birim Sekreteri İş Tanımlarındaki Temel Unsurların Analizi
Profesyonel kuruluşlar, iş tanımlarının iş unvanı, iş özeti ve temel sorumluluklar dahil olmak üzere çeşitli temel unsurları içermesi gerektiğini öne sürmektedir. Ayrıca, iş tanımlarında pozisyon için gerekli nitelik ve becerilerin yanı sıra fiziksel gereklilikler veya çalışma koşulları da açıkça belirtilmelidir.
Özellikle Birim Sekreterleri için iş özeti, birimin bakımı ve verimli çalışmasını sağlamak için gereken idari desteği vurgulamalıdır. Bu, telefonlara cevap verme, malzeme siparişi verme ve hasta çizelgelerini koruma gibi görevleri içerebilir. Temel sorumluluklar açıkça listelenmeli ve hasta kabul ve taburculuğunun koordine edilmesi gibi hasta bakımını doğrudan etkileyen görevlere öncelik verilmelidir.
İyi yazılmış bir iş tanımı hem işverenler hem de potansiyel çalışanlar için çok önemlidir.
Örnek Özgeçmiş/CV
Birim Sekreteri Özgeçmişi/CV Şablonu
Birim Sekreteri olarak bir pozisyona başvururken, becerilerinizi ve deneyiminizi doğru bir şekilde sergileyen iyi hazırlanmış bir özgeçmişe veya özgeçmişe (CV) sahip olmak önemlidir. İşte kendi şablonunuzu oluştururken size yol gösterecek bir şablon:
İletişim bilgileri
- İsim
- Adres
- Telefon numarası
- E-posta Adresi
Özet
Niteliklerinizi ve deneyiminizi vurgulayan kısa bir giriş. Bu bölüm başvurduğunuz spesifik pozisyona göre uyarlanmalıdır.
Profesyonel deneyim
İş deneyiminizi, en son işinizden başlayarak ters kronolojik sırayla listeleyin. Her pozisyon için aşağıdaki bilgileri ekleyin:
- İş unvanı
- İşveren adı
- İstihdam tarihleri
- Görevler ve sorumluluklar (örneğin randevuları planlamak, hasta kayıtlarını yönetmek, malzeme sipariş etmek)
Eğitim
En yüksek derecenizden başlayarak eğitim niteliklerinizi listeleyin. Her derece için aşağıdaki bilgileri ekleyin:
- derece adı
- Kurum Adı
- Katılım tarihleri
- İlgili herhangi bir kurs veya ödül
Beceriler ve Sertifikalar
Tıbbi yazılım yeterliliği veya dil akıcılığı gibi ilgili becerileri ve Sertifikalı Tıbbi İdari Asistan (CMAA) veya Sertifikalı Sağlık Hizmetlerine Erişim Ortağı (CHAA) sertifikası gibi sahip olduğunuz sertifikaları listeleyin.
Sağlık Sektöründe Özgeçmişlerde Yapılması ve Yapılmaması Gerekenler
Sağlık sektöründe bir özgeçmiş hazırlarken akılda tutulması gereken birkaç önemli nokta vardır. İşte dikkate almanız gereken bazı yapılması ve yapılmaması gerekenler:
Yapılacaklar
- Özgeçmişinizi başvurduğunuz spesifik işe göre uyarlayın, ilgili beceri ve deneyimleri vurgulayın.
- Bilgilerin okunmasını ve sindirilmesini kolaylaştırmak için madde işaretlerini kullanın.
- Alan hakkındaki bilginizi göstermek için sektöre özgü terminolojiyi kullanın.
- Bir ekip ortamında iyi çalışabilme yeteneğinizi vurgulayın.
- Başkalarına yardım etme konusundaki kararlılığınızı sergilemek için ilgili gönüllü çalışmaları veya ders dışı etkinlikleri dahil edin.
Yapılmayacaklar
- Yaşınız, medeni durumunuz veya dini inancınız gibi kişisel bilgileri eklemeyin.
- “Mükemmel iletişim becerileri” gibi klişeleri veya genel ifadeleri kullanmaktan kaçının.
- Başvurduğunuz işle alakalı olmayan becerileri veya sertifikaları listelemeyin.
- Okunması zor olabilecek veya özgeçmişinizin içeriğinden dikkatinizi dağıtabilecek gösterişli yazı tipleri veya grafikler kullanmaktan kaçının.
- Nitelikleriniz veya deneyiminiz hakkında abartmayın veya yalan söylemeyin.
Bu yapılması ve yapılmaması gerekenleri takip ederek ve sağlanan şablonu kullanarak, niteliklerinizi doğru bir şekilde sergileyen ve Birim Sekreteri olarak hayallerinizdeki işi size ulaştıran güçlü bir özgeçmiş oluşturabilirsiniz.
Mülakat İpuçları
Röportaj turuna katıldığınız için tebrikler! Bu, özgeçmişinizin ve ön yazınızın işe alım yöneticisinin dikkatini çekecek kadar etkileyici olduğu anlamına gelir. Ancak, mülakatın, iş başvuru sürecinizin ya sonu ya da sonu anı olduğunu unutmayın; bu nedenle, mülakatı güvenle tamamlamanın anahtarı hazırlıktır.
Röportajlarda sık sorulan sorular
Mülakat iki yönlü bir yoldur; hem işverenin sizi potansiyel bir çalışan olarak değerlendirmesi için bir şans hem de birlikte çalışacağınız organizasyon ve ekip hakkında daha fazla bilgi edinmeniz için bir fırsattır. İşe alma yöneticisinin size iş geçmişiniz, becerileriniz ve deneyiminiz hakkında sorular sormasını bekleyin. İşte iş görüşmelerinde sıkça sorulan bazı sorular:
- Bu pozisyona başvurmanız için size ilham veren şey neydi?
- Güçlü ve zayıf yönleriniz nelerdir?
- Yüksek basınçlı durumlarla nasıl başa çıkıyorsunuz?
- İş yükünüzü nasıl önceliklendiriyorsunuz?
- Zor bir iş arkadaşınız veya müşterinizle uğraşmak zorunda kaldığınız bir duruma örnek verebilir misiniz?
Bu soruların yanıtlarını hazırlayın ve bunları yüksek sesle söyleyerek pratik yapın, böylece görüşme sırasında kendinizi daha güvende hissedersiniz.
Röportaj için nasıl hazırlanılır
Bir röportaja hazırlanmak için başvurduğunuz şirketi ve pozisyonu araştırın. İş tanımını gözden geçirin ve pozisyon için gerekli nitelik ve becerileri not edin. Misyonu, kültürü ve değerleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için şirketin web sitesine ve sosyal medya kanallarına göz atın.
Geri bildirim alabilmeniz ve yanıtlarınızı geliştirebilmeniz için bir arkadaşınızla veya aile üyenizle bazı röportaj sorularını yanıtlama alıştırması yapmak da iyi bir fikirdir. Mülakat gününde profesyonel giyindiğinizden, zamanında geldiğinizden ve özgeçmişinizin ve diğer ilgili belgelerin kopyalarını yanınızda getirdiğinizden emin olun.
Röportajı güvenle yapın
Görüşme sırasında görüşmeyi yapan kişiyi bir gülümsemeyle ve sıkı bir el sıkışmayla selamlamayı unutmayın. Göz teması kurun, net konuşun ve sorulan soruları dikkatle dinleyin. İlgili becerilerinizi ve deneyiminizi vurgulamaya çalışın ve yanıtlarınızı desteklemek için belirli örnekler verin.
Mülakatın sonuna doğru şirket ve pozisyon hakkında düşünceli sorular sormayı unutmayın. Bu, görüşmeciye bu fırsatla gerçekten ilgilendiğinizi gösterecektir.
Son olarak, görüşmeyi yapan kişiye ayırdığı zaman için teşekkür eden ve pozisyona olan ilginizin devam ettiğini ifade eden bir takip e-postası göndermeyi unutmayın. Bu olumlu bir izlenim bırakacak ve iş teklifi alma şansınızı artıracaktır.
Mülakat, becerilerinizi ve deneyiminizi potansiyel bir işverene sergileme şansıdır. Uygun hazırlık ve kendinden emin bir tavırla, görüşmede başarılı olabilir ve Birim Sekreteri olarak hayalinizdeki işi güvence altına alabilirsiniz.