Günümüzün profesyonel dünyasında e-posta birincil iletişim yöntemi haline geldi. Özellikle iş dünyasında insanların etkileşim biçimini değiştirdi. Bir zamanlar fiziksel postayla gönderilen özgeçmişler ve ön yazılar artık e-postayla gönderiliyor. Bir e-posta uygulamasının önemli parçalarından biri e-posta kapak mektubu mesajıdır. Bu, potansiyel bir işverenin iş başvurusunda bulunan kişiden alacağı ilk iletişimdir ve iyi bir ilk izlenim bırakmak çok önemlidir.
E-posta Kapak Mektubu Mesajının Önemi
Günümüzde e-posta mesajları, uygun içerikten yoksun olduklarında veya okuyucunun dikkatini çekmediğinde kolayca gözden kaçırılıyor veya siliniyor. İyi yazılmış bir e-posta kapak mektubu mesajı, iş başvuru sürecinde fark yaratabilir. Mesajın açık, kısa ve akılda kalıcı olması gerekmektedir. Okuyucunun başvurunuzu okumaya devam etmeye karar vermesini sağlamak için bilmesini istediğiniz tüm kritik içeriği özetlediğinden emin olmanız yardımcı olacaktır.
Araştırma
Bir e-posta kapak mektubu mesajı yazmaya gelince, kapsamlı bir araştırma yapmak çok önemlidir. Bu bölüm üç temel araştırma alanını kapsayacaktır: Şirket Bilgileri, İş Tanımı Analizi ve İrtibat Kişisi Araştırması.
A. Şirket Bilgileri
E-posta kapak mektubunuzu yazmaya başlamadan önce, başvurduğunuz şirket hakkında mümkün olduğunca fazla bilgi toplamanız önemlidir. Bu yalnızca şirkete olan ilginizi göstermekle kalmaz, aynı zamanda ön yazınızı onların özel ihtiyaçlarına ve değerlerine göre uyarlamanıza da yardımcı olur.
Şirketin web sitesini ziyaret ederek ve Hakkımızda ve Haberler bölümlerini okuyarak başlayın. Şirketin misyonunu, değerlerini ve son başarılarını not edin. Ayrıca başkalarının onlar hakkında ne söylediğini görmek için şirketi üçüncü taraf web sitelerinde ve sosyal medya platformlarında da araştırabilirsiniz.
Pazardaki konumlarını daha iyi anlamak için şirketin sektörünü ve rakiplerini de araştırdığınızdan emin olun. Bu bilgi, ön yazınızda ilgili becerilerinizi ve deneyiminizi vurgulamanıza yardımcı olabilir.
B. İş Tanımı Analizi
İş tanımı, hedefe yönelik ve etkili bir e-posta kapak mektubu yazmak için yol haritanızdır. İş ilanını dikkatlice okuyun ve pozisyon için gereken belirli nitelikleri, sorumlulukları ve becerileri not edin.
İşin gereksinimlerine uygun kendi deneyimlerinizi ve becerilerinizi belirlemek için bu bilgileri kullanın. Ardından, işverene iş için doğru kişi olduğunuzu göstermek için ön yazınızda bu önemli noktaları vurguladığınızdan emin olun.
İş tanımında kullanılan anahtar kelimelere veya ifadelere dikkat etmek de önemlidir. Birçok işveren, başvuruları belirli anahtar kelimelere göre filtrelemek için başvuru sahibi izleme sistemlerini (ATS) kullanır; bu nedenle bunları ön yazınıza dahil etmek, fark edilme şansınızı artırabilir.
C. İrtibat Kişisi Araştırması
E-posta kapak mektubunuzu doğru kişiye göndermek, iş aramanızda büyük bir fark yaratabilir. Araştırmanızı yapmak için çaba harcadığınızı ve pozisyon konusunda ciddi olduğunuzu gösterir.
İşe alma yöneticisinin veya işe alım görevlisinin adını ve e-posta adresini arayarak başlayın. Bu bilgi genellikle iş tanımında veya şirketin web sitesinde yer alır. Bir isim bulamazsanız, kapak mektubunuzu pozisyondan sorumlu departmana veya ekibe gönderin.
Her şey başarısız olursa yardım için şirketin müşteri hizmetleri departmanına ulaşmayı deneyebilirsiniz. Yardım isterken kibar ve profesyonel olmayı unutmayın.
Kapsamlı bir araştırma yapmak, bir e-posta kapak mektubu mesajı yazmanın çok önemli bir adımıdır. Şirket hakkında bilgi toplayarak, iş tanımını analiz ederek ve irtibat kurulacak kişiyi araştırarak ön yazınızı kişiselleştirebilecek ve işi alma şansınızı artırabileceksiniz.
Biçimlendirme
Bir e-posta kapak mektubu mesajı yazmaya gelince, biçimlendirme mesajınızın etkili bir şekilde iletilmesinde çok önemli bir rol oynar. E-posta kapak mektubu mesajınızı doğru şekilde biçimlendirmenize yardımcı olacak bazı ipuçları ve örnekler:
A. Konu Satırı
Etkili Bir Konu Satırı İçin İpuçları: Konu satırınızı kısa ve öz tutun. Okuyucunun dikkatini çekmek için eylem sözcükleri kullanın ve bunların başvurduğunuz işle alakalı olduğundan emin olun. Tamamen büyük harf kullanmaktan veya ünlem işaretlerini aşırı kullanmaktan kaçının.
Dikkat Çekici Konu Satırlarına Örnekler: “Yeni Fırsatlar Arayan Deneyimli Satış Müdürü”, “Serbest Çalışmaya Uygun Ödüllü Tasarımcı”, “Editörlük Pozisyonuyla İlgilenen Güçlü Yazma Becerilerine Sahip Yeni Mezun”.
B. Selamlama
E-posta kapak mektubu mesajınıza her zaman profesyonel bir selamlamayla başlayın. Mümkünse alıcının adını kullanın ve “Merhaba” veya “Merhaba” gibi resmi olmayan selamlamalar kullanmaktan kaçının. İşte profesyonel selamlamaların bazı örnekleri:
- Sayın [İsim]
- Merhaba [İsim]
- Günaydın/öğleden sonra [İsim]
C. E-postanın Gövdesi
Etkili Bir E-posta Mesajı Oluşturmanın İpuçları: Mesajınızı kısa ve öz tutun ve başvurduğunuz işe odaklanın. Becerilerinizi ve başarılarınızı vurgulamak için madde işaretlerini kullanın ve neden şirkete uygun olduğunuzu göstermek için mesajınızı kişiselleştirin.
Dilbilgisi ve Noktalama İşaretlerini Doğru Kullanma: Yazım ve dilbilgisi hatalarına karşı mesajınızı her zaman düzeltin ve doğru noktalama işaretlerini kullanın. Argo veya kısa mesaj kısaltmaları kullanmaktan kaçının.
Uzunluk ve Yapı Yönergeleri: Mümkünse e-posta kapak mektubu mesajınızı tek sayfada tutun. Metni bölmek ve okumayı kolaylaştırmak için kısa paragraflar ve madde işaretleri kullanın.
D. Kapanış
E-posta kapak mektubu mesajınızı profesyonel bir kapanış cümlesiyle sonlandırın. İşte en iyi kapanış cümlelerine bazı örnekler:
- Samimi olarak
- Saygılarımla
- Vakit ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkürler
E. İmza ve İmza
Son olarak, e-posta kapak mektubu mesajınızı uygun bir imzayla imzaladığınızdan emin olun. Bu, tam adınızı, iletişim bilgilerinizi ve profesyonel çevrimiçi varlığınıza (LinkedIn profili veya kişisel web sitesi gibi) ilişkin tüm bağlantıları içermelidir.
Bu biçimlendirme ipuçlarını ve örneklerini takip ederek profesyonel, etkili ve başvurduğunuz işe uygun bir e-posta kapak mektubu mesajı oluşturabilirsiniz. İyi şanlar!
E-posta Kapak Mektubu Mesajınızı Uyarlama
E-posta kapak mektubu yazmaya gelince, yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri içeriğinizi özelleştirmektir. Bu, mesajınızı başvurduğunuz iş pozisyonuna göre uyarlamak, şirketin kültürü ve değerleriyle uyumlu hale getirmek ve belirli örneklerle becerilerinizi ve niteliklerinizi ele almak anlamına gelir.
A. İçeriği İş Pozisyonuna Göre Özelleştirme
E-posta kapak mektubunuzu yazmaya başlamadan önce, başvurduğunuz iş pozisyonunu iyice araştırmanız önemlidir. Bunu yaparak kuruluşun ihtiyaçlarını ve bunları nasıl karşılayabileceğinizi daha iyi anlayacaksınız. İş tanımını net bir şekilde anladıktan sonra mesajınızı buna göre özelleştirmeye başlayabilirsiniz.
İş ilanındaki belirli anahtar kelimeleri ve cümleleri kullanın ve pozisyonla doğrudan ilgili olan başarılarınızı ve deneyimlerinizi vurgulayın. Amacınız, işe alım yöneticisine, rolü mükemmel bir şekilde anladığınızı ve iş için mükemmel bir seçim olduğunuzu göstermektir.
B. İçeriği Şirketin Kültürü ve Değerleriyle Uyumlu Hale Getirmek
Mesajınızı iş pozisyonuna göre özelleştirmenin yanı sıra içeriğinizi şirketin kültürü ve değerleriyle uyumlu hale getirmek de önemlidir. Bunu yaparak, yalnızca kağıt üzerinde iyi bir aday olmadığınızı, aynı zamanda şirketin neyle ilgili olduğunu anladığınızı ve genel misyonuna katkıda bulunabileceğinizi de gösterebilirsiniz.
İçeriğinizi şirketin kültürü ve değerleriyle uyumlu hale getirmek için yapabileceğiniz bazı şeyler arasında kuruluşun misyonu ve değerlerini araştırmak, şirketin kültürünü yansıtan bir dil kullanmak ve şirketin misyonuyla uyumluluğunuzu gösteren deneyimleri öne çıkarmak yer alır.
C. Beceri ve Niteliklerin Özel Örneklerle Ele Alınması
Son olarak, e-posta kapak mektubunuzu yazarken becerilerinizi ve niteliklerinizi belirli örneklerle ele almanız önemlidir. Bu, niteliklerinizin basit bir listesinin ötesine geçmeniz ve bunun yerine belirli hedeflere ulaşmak veya önceki rollerinizdeki sorunları çözmek için becerilerinizi nasıl kullandığınıza dair örnekler vermek anlamına gelir.
Bağımsız çalışabilme, bir takımda iyi çalışabilme ve başkalarıyla etkili bir şekilde iletişim kurabilme yeteneğinizi gösteren spesifik örnekleri kullanın. Amacınızın yalnızca becerilerinizi ve niteliklerinizi listelemek değil, bunları pratik durumlarda nasıl kullandığınızı göstermek olduğunu unutmayın.
E-posta ön mektubunuzu iş pozisyonuna göre özelleştirerek, şirketin kültürü ve değerleriyle uyumlu hale getirerek ve belirli örneklerle beceri ve nitelikleri ele alarak, göreve uygunluğunuzu ve aday olarak değerinizi gösteren güçlü ve etkili bir mesaj oluşturabilirsiniz.
Ekler ve Bağlantılar Dahil
A. Ekler ve Bağlantılar Neden Önemlidir?
E-posta kapak mektubu mesajınıza ekler ve bağlantılar eklemek, işe alım yöneticisinin gözünde büyük bir fark yaratabilir. Ek materyaller sağlayarak işe alım yöneticisinin niteliklerinizi, deneyiminizi ve becerilerinizi daha iyi anlamasını sağlarsınız.
Özgeçmişiniz veya portföyünüz gibi ekler, işe alım yöneticisinin çalışmanızın örneklerini görmesine ve geçmişiniz hakkında daha derin bir anlayışa sahip olmasına olanak tanır. Benzer şekilde, kişisel web sitenize, LinkedIn sayfanıza veya çevrimiçi portföyünüze giden bağlantılar, çalışmalarınızı sergileyebilir ve kariyer yolculuğunuz hakkında ek bilgi sağlayabilir.
Ekler ve bağlantılar yalnızca değerli bilgiler sağlamakla kalmaz, aynı zamanda ayrıntılara gösterdiğiniz ilgiyi ve teknolojiyi etkili bir şekilde kullanma yeteneğinizi de gösterir. Bu sizi diğer adaylardan ayırabilir ve işe alım yöneticisi üzerinde olumlu bir izlenim bırakabilir.
B. Ekler ve Bağlantılar Nasıl Eklenir?
Ekleri eklerken bunların kolayca erişilebilir bir formatta ve işverenin yazılımıyla uyumlu olduğundan emin olun. Yaygın formatlar arasında PDF’ler veya Word belgeleri bulunur. Eklerinizi “Jane_Doe_Resume.pdf” veya “John_Smith_Portfolio.docx” gibi açıklayıcı adlarla etiketlemeniz de önemlidir.
Bağlantıları eklerken bunların işlevsel olduğundan ve doğrudan amaçlanan içeriğe yönlendirdiğinden emin olun. İşe alma yöneticisine bağlam sağlamak için bağlantılı içeriğin kısa bir açıklamasını eklemek de yararlı olabilir.
İşe alma yöneticisini çok fazla ek veya bağlantıyla bunaltmaktan kaçınmak için yalnızca başvurduğunuz pozisyon veya sektörle alakalı olanları ekleyin. En alakalı niteliklerinizi ve deneyiminizi vurgulayan materyallere öncelik verin.
Ek olarak, e-posta kapak mektubu mesajınızın gövdesinde eklerinize ve bağlantılarınıza referans verdiğinizden emin olun. Bu, bağlam sağlar ve işe alım yöneticisini sağlanan materyalleri incelemeye teşvik eder.
Eklerin ve bağlantıların eklenmesi, e-posta kapak mektubu mesajınızı büyük ölçüde geliştirebilir ve işe alım yöneticisi üzerinde olumlu bir izlenim bırakabilir. Bunları stratejik ve amaca uygun kullandığınızdan emin olun.
Takip E-postası
E-posta kapak mektubunuzu gönderdikten sonra, ilginizi göstermek ve başvurunuzun işe alım yöneticisi tarafından alındığından emin olmak için bir sonraki e-postayı takip etmeniz önemlidir. Aşağıdaki bölümlerde bir takip e-postasının önemi, bu mesajların gönderilme zamanlaması ve sıklığı ve ilgi çekici bir takip e-postası oluşturmaya yönelik ipuçları tartışılacaktır.
A. Takip E-postasının Önemi
Bir takip e-postası önemlidir çünkü işe alım yöneticisine pozisyonla gerçekten ilgilendiğinizi ve bu pozisyonu güvence altına almak için ekstra çaba harcamaya istekli olduğunuzu gösterir. Bir takip e-postası göndererek, işe yönelik coşkunuzu ve vicdanlılığınızı gösterirsiniz, bu da bir röportaj için seçilme şansınızı artırabilir. Ek olarak, takip etmek çok önemlidir çünkü bazen işe alım yöneticileri yüzlerce başvuru alır ve e-postanızın bu karışıklıkta kaybolması mümkündür. Bir takip e-postası başvurunuzun fark edilmesini sağlar.
B. Zamanlama ve Sıklık
Bir takip e-postasının zamanlaması kritik öneme sahiptir. Çok agresif davranıp hemen göndermek istemezsiniz, ancak aynı zamanda pozisyonun dolduğu yerde çok uzun süre beklemek de istemezsiniz. İlk e-postanızdan bir hafta sonra bir takip e-postası göndermek iyi bir kuraldır. İlk takibinizden sonra bir hafta daha bekleyin ve başka bir e-posta gönderin. Hâlâ hiçbir şey duymadıysanız, bir hafta sonra bir takip e-postası daha gönderin. Genel olarak, işe alım yöneticisi yanıt vermediği ve ek bilgi veya daha fazla iletişim talep etmediği sürece göndermeniz gereken maksimum e-posta sayısı üçtür.
C. Etkili Bir Takip E-postası Oluşturmanın İpuçları
Kısa ve net olun. E-postanızı kısa ve öz tutun ve doğrudan konuya girin. İşe alma yöneticilerinin programları yoğundur ve uzun e-postaları okuyacak zamanları olmayabilir.
Gönderdiğiniz önceki e-postayı onaylayın. Başvurunuzla ilgili herhangi bir güncelleme olup olmadığını kontrol etmek için bir takip e-postası gönderdiğinizi belirtin.
Pozisyona olan ilginizi yineleyin. İşle neden ilgilendiğinizi ve neden bu pozisyon için uygun olduğunuzu düşündüğünüzü açıklayın.
İlgili deneyim veya becerileri vurgulayın. İşe alma yöneticisine niteliklerinizi ve bunların işin gereklilikleriyle nasıl uyumlu olduğunu hatırlatın.
Bir harekete geçirici mesajla bitirin. Kibarca pozisyonun doldurulup doldurulmadığını ve sizden ihtiyaç duyabilecekleri başka bilgi olup olmadığını sorun.
Takip e-postasının amacının işe alım yöneticisinin aklında kalmasını sağlamak ve işe olan bağlılığınızı göstermek olduğunu unutmayın. İyi hazırlanmış bir takip e-postası göndererek, bir röportaj için seçilme ve sonuçta işi güvence altına alma şansınızı artırırsınız.
Yaygın E-posta Kapak Yazısı Hataları
Bir e-posta kapak mektubu yazarken kaçınılması gereken birkaç yaygın hata vardır. Bunlar şunları içerir:
A. Mesajı Aşırı Karmaşıklaştırmak
E-posta kapak mektubunuzu kısa ve öz tutmak önemlidir. Okuyucuyu aşırı karmaşık bir dille veya karmaşık ifadelerle etkilemeye çalışmayın. Bunun yerine, ilgili becerilerinizi ve deneyiminizi açık ve anlaşılır bir şekilde aktarmaya odaklanın.
B. İlgisiz Bilgilerin Dahil Edilmesi
E-posta kapak mektubunuza başvurduğunuz işle alakalı olmayan bilgiler eklemeyin. İşin gereksinimlerine uygun becerilerinizi ve deneyiminizi tartışmaya devam edin.
C. Doğru Dilbilgisi ve Yazılımı Göz ardı Etmek
Göndermeden önce daima e-posta kapak mektubunuzu yeniden okuyun. Yazım hataları ve dilbilgisi hataları, işe alım yöneticisi üzerinde kötü bir ilk izlenim bırakabilir.
D. İş Pozisyonuna Özelleştirmemek
Gönderdiğiniz her e-posta kapak mektubu, başvurduğunuz spesifik iş pozisyonuna göre uyarlanmalıdır. Herkese uygun tek bir şablon kullanmaktan kaçının ve bunun yerine sizi söz konusu işe uygun kılan beceri ve deneyimleri vurgulayın.
E. Genel Şablon Kullanmak
E-posta kapak mektupları kişiselleştirilmiş ve size özel olmalıdır. Genel bir şablon kullanmak, uygulamanızın kişisel olmayan ve profesyonellikten uzak görünmesine neden olabilir.
F. Yanlış Biçimlendirme
E-posta kapak mektubunuzun okunmasının kolay olduğundan ve doğru şekilde biçimlendirildiğinden emin olun. Metni bölmek ve görsel olarak daha çekici hale getirmek için madde işaretleri ve kısa paragraflar kullanın. Okuyucunun dikkatini dağıtabilecek farklı yazı tipleri veya renkler kullanmaktan kaçının.
E-posta Kapak Mektubunuzu Göndermeye İlişkin İpuçları
E-posta kapak mektubunuzu gönderirken her şeyin doğru olduğundan emin olmak için ekstra özen göstermeniz önemlidir. İşte size yardımcı olacak bazı ipuçları:
A. E-posta Adresini tekrar kontrol etmek
“Gönder”e basmadan önce alıcı için doğru e-posta adresini girdiğinizden emin olun. Aceleniz olduğunda veya dikkat etmediğinizde yanlışlıkla yanlış e-posta adresini yazmak kolaydır. Alıcının e-posta adresini dikkatlice inceleyerek e-posta kapak mektubunuzu doğru kişiye gönderdiğinizden emin olun.
B. Kendinize veya Bir Arkadaşınıza Test E-postası Göndermek
E-posta kapak mektubunuzun iyi göründüğünden ve kulağa hoş geldiğinden emin olmak için, onu hedeflenen alıcıya göndermeden önce kendinize veya bir arkadaşınıza bir test e-postası gönderin. Bunu yaparak, e-postanın alıcının bakış açısından nasıl göründüğünü görebilir ve e-postayı tamamlamadan önce gerekli değişiklikleri veya düzenlemeleri yapabilirsiniz.
C. E-posta Gönderiminin Zamanlanması
E-posta kapak mektubunuzu gönderme konusunda zamanlama her şeydir. Çok erken veya çok geç göndermek, alıcının gelen kutusunda kaybolması veya tamamen gözden kaçırılması anlamına gelebilir. E-posta kapak mektubunuzu göndermenin en iyi zamanı hafta içi normal çalışma saatleridir. Bu şekilde e-postanızın zamanında görülme ve okunma şansı artar.
Bu ipuçlarını takip ederek e-posta kapak mektubunuzun hatasız olduğundan, iyi karşılandığından ve sonuçta istediğiniz işe ulaşmanıza yardımcı olduğundan emin olabilirsiniz.
Örnek E-posta Kapak Mektubu Mesajı
Bir iş arayan olarak, ön yazı mesajınız da dahil olmak üzere başvurunuzun her yönünün öne çıkmasını sağlamak çok önemlidir. Aşağıdaki adım adım kılavuz, işe alım yöneticisinin dikkatini çekecek bir e-posta kapak mektubu mesajı geliştirmenize yardımcı olacaktır:
A. E-posta Kapak Mektubu Mesajı Geliştirmek İçin Adım Adım Kılavuz
- Başvurduğunuz pozisyonu belirten net bir konu satırıyla başlayın.
- E-postayı işe alma yöneticisine veya işe alım görevlisine ismine göre gönderin.
- Kişiyle daha önce konuşmuş olsanız bile, e-posta kapak mektubunuza profesyonel ve nazik bir selamlamayla başlayın.
- Kendinizi kısaca tanıtın ve başvurduğunuz işten bahsedin.
- İş deneyiminize kısa bir genel bakış verin ve sizi iş için en iyi aday yapan beceri ve nitelikleri vurgulayın.
- Pozisyon ve şirketle neden ilgilendiğinizi ve onların başarısına nasıl katkıda bulunabileceğinizi açıklayın.
- Başvurunuzu değerlendirdiği için işe alım yöneticisine veya işe alım görevlisine teşekkür ederek e-postayı kapatın ve şahsen görüşme fırsatı için heyecanınızı dile getirin.
B. İş Başvurusu için Örnek E-posta Kapak Mektubu
Sayın [İşe Alma Müdürünün Adı],
[Şirketteki] [Pozisyona] olan ilgimi ifade etmek için yazıyorum. [Endüstri/Alan] alanında [Sayı] yıllık deneyime sahip, motivasyonu yüksek ve kendini adamış bir profesyonelim ve becerilerimin ve niteliklerimin beni bu iş için ideal aday haline getirdiğine inanıyorum.
[Mevcut Şirketteki] mevcut görevimde, [Pozisyon için Gerekli Beceriler/Nitelikler] konusunda kapsamlı deneyim kazandım ve [Pozisyonla İlgili Sonuçlar/Başarılar] sağlama konusunda bir geçmiş performansım var. Bu becerileri ve deneyimi [Şirkete] taşıyabileceğime ve başarısının devamına katkıda bulunabileceğime eminim.
Özellikle [Şirketin Başarıları/Son Haberler/Sektör Etkisi] beni çok etkiledi ve böylesine dinamik ve ileriyi düşünen bir organizasyonun parçası olma fırsatı beni heyecanlandırıyor. Şirketin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olmak için uzmanlığım, iş ahlakım ve coşkumla katkıda bulunmaya istekliyim.
Başvurumu dikkate aldığınız için teşekkür ederim. Niteliklerimi ve bunların ihtiyaçlarınızla nasıl uyumlu olduğunu daha ayrıntılı olarak tartışma fırsatını memnuniyetle karşılarım. Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum.
