Söylendiği gibi, iyi bir ilk izlenim bırakmak için yalnızca tek bir şansınız vardır. Bu özellikle mektup yazma söz konusu olduğunda geçerlidir. Mektubunuzun açılışı iletişimin geri kalanının tonunu belirler ve okuyucunun size ve mesajınıza ilişkin algısını büyük ölçüde etkileyebilir. Bu yüzden bir profesyonel gibi nasıl selamlanacağını bilmek önemlidir.
Bu makalede, bir mektubu açmanın farklı yollarını inceleyeceğiz ve size bunu nasıl doğru yapabileceğinize dair örnekler sunacağız. Mektup açma sanatında ustalaşarak profesyonelliği aktarabilir, yakınlık kurabilir ve okuyucunuzla güvenilirlik sağlayabilirsiniz.
Peki mektubun düzgün bir şekilde açılması neden bu kadar önemli? Her şeyden önce okuyucunun dikkatini çekmeye ve onlara değerli olduklarını hissettirmeye yardımcı olur. Yanlış anlama veya yanlış iletişim riskini azaltarak okuyucuyla olumlu ve üretken bir ilişkinin tonunu belirler.
Dahası, bir profesyonel gibi selamlamak güvenilirliğinizi artırabilir ve okuyucunuzda güven oluşturabilir. Resmi ve saygılı bir üslup kullanarak, ilişkiyi ciddiye aldığınızı ve profesyonel düzeyde iletişim kurmaya kararlı olduğunuzu gösterebilirsiniz.
Bu makalede, aşağıdakiler de dahil olmak üzere mektup açma hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız:
- Mektupta selamlaşırken kaçınılması gereken yaygın hatalar
- Profesyonel ve ilgi çekici bir açılış hazırlamak için ipuçları
- Farklı yazışma türleri için etkili mektup açılış örnekleri
Dolayısıyla ister bir iş teklifi, ister resmi bir başvuru, ister kişisel bir mektup gönderiyor olun, bu kılavuz sizi bir profesyonel gibi karşılamanıza ve güçlü bir ilk izlenim bırakmanıza yardımcı olacaktır.
Bir Mektup Açılışının Temel Bileşenleri
İş mektupları hazırlamaya gelince, harika bir ilk izlenim bırakmak için gerekli tüm bileşenlere sahip olduğunuzdan emin olmak önemlidir. Mektubunuzun açılış bölümü bir istisna değildir ve her zaman eklemeniz gereken dört temel unsur vardır:
Başlık
Mektubunuzun başlığı, alıcınızın göreceği ilk şeydir, bu nedenle bunu doğru yapmak çok önemlidir. Başlık, adınızı veya şirketinizin adını ve adresinin yanı sıra mektubun yazıldığı tarihi de içermelidir. Bu bilgi sayfanın üst kısmına, tercihen ortasına veya sol tarafına yerleştirilmelidir. Yazı tipinin okunması kolay olduğundan ve metnin düzgün şekilde hizalandığından emin olun.
Tarih
Tarih, mektubunuzun açılışının önemli bir bileşenidir. Alıcınıza mektubun ne zaman gönderildiği hakkında önemli bilgiler sağlar ve ayrıca mektubunuza bir aciliyet duygusu verir. Tarih, başlığın hemen altına yerleştirilmeli, açık ve okunması kolay bir formatta yazılmalıdır. Bulunduğunuz yere bağlı olarak tarih biçimini yerel gelenekleri yansıtacak şekilde ayarlamanız gerekebilir.
Alıcının Adı ve Adresi
Mektubunuzun metnini yazmaya başlamadan önce onu doğru kişiye göndermeniz gerekir. Bu, mektubun açılış bölümüne alıcının adının ve adresinin dahil edilmesi anlamına gelir. Alıcının adı tarihin hemen altındaki satırda yer almalı ve resmi bir üslupla yazılmalıdır (örn. Bay John Smith). Alıcının açık adresi ismin altına yerleştirilmeli, açık ve okunaklı bir biçimde yazılmalıdır.
Selamlama
Son olarak mektubunuzun açılışına bir selamlama eklemeniz gerekir. Bu, alıcıya göre uyarlanması gereken bir selamlamadır ve resmi selamlamadan (örneğin Sevgili Bay Smith) resmi olmayana (örneğin Merhaba John) kadar değişebilir. Selamlama doğrudan alıcının adresinin altına yerleştirilmeli ve ardından iki nokta üst üste veya virgül gelmelidir. Mektubunuzu tamamlamadan önce alıcının adının yazılışını iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.
Mektubunuzun açılış bölümü harika bir ilk izlenim bırakmak için önemli bir fırsattır. Başlığı, tarihi, alıcının adını ve adresini ve kişiselleştirilmiş bir selamlamayı ekleyerek mektubunuzun mümkün olan en iyi başlangıcı yapmasını sağlayabilirsiniz.
Ortak Selamlama Stilleri
Profesyonel mektup yazmaya gelince, alıcıyı uygun şekilde selamlamak çok önemlidir. Açılış, mektubun geri kalanının tonunu belirler ve okuyucunun mesajı nasıl algıladığını etkileyebilir. Aşağıda duruma bağlı olarak kullanılacak bazı yaygın selamlama stilleri verilmiştir.
Resmi ve yarı resmi selamlar
Resmi selamlar genellikle işle ilgili mektuplar veya yüksek düzeyde profesyonellik gerektiren diğer iletişimler için kullanılır. Bu selamlamalarda alıcıya hitap etmek için tam unvanlar ve soyadlar kullanılır. İşte resmi selamlamalara birkaç örnek:
- Sayın Bay Smith,
- Sevgili Dr. Johnson,
Öte yandan yarı resmi selamlar, resmi selamlamaya göre biraz daha az resmidir ancak yine de profesyonel bir tonu korur. Yüceltici adları veya yüceltici olmadan tam adlarını kullanabilirler. Yarı resmi selamlamalara birkaç örnek:
- Sevgili Profesör Garcia,
- Sevgili Muhterem Lee,
Resmi olmayan selamlar
Gayri resmi selamlar genellikle kişisel yazışmalarda veya dostane bir ilişkiniz olan kişilerle kullanılır. Bu selamlaşmalar daha gündelik olma eğilimindedir ve ilk isimlerin ve hatta takma adların kullanımını içerebilir. İşte gayri resmi selamlamalara birkaç örnek:
- Selam John,
- Merhaba Sarah,
Belirli durumlar için selamlar
Mektubun içeriğine bağlı olarak uygun olan belirli selamlama stilleri olabilir. Belirli durumlarda birini nasıl selamlayacağınıza dair birkaç örnek:
- İş başvuruları : Alıcının tam adını içeren resmi bir selamlama kullanın; örneğin Sayın İşe Alma Müdürü Smith,
- İş teklifleri : Alıcının tam adını içeren resmi veya yarı resmi bir karşılama kullanın; örneğin Sayın Dr. Johnson veya Sayın Bayan Davis,
- Teşekkür notları : Alıcının adının yer aldığı resmi olmayan bir selamlama kullanın; örneğin Merhaba John,
Selamlamanın tüm mektubun tonunu belirlediğini unutmamak önemlidir; bu nedenle bağlama ve alıcıyla olan ilişkiye uygun bir selamlama seçin. Doğru selamlamayı kullanmak, olumlu ve profesyonel bir yazışmanın sağlanmasına yardımcı olabilir.
Yaygın Karşılama Hatalarından Kaçınmak
Profesyonel bir ortamda birini selamlamak söz konusu olduğunda, insanların yaptığı birkaç yaygın hata vardır. Kaçınılması gereken bazı yaygın tuzaklar şunlardır:
Yanlış başlık veya ad kullanma
Mektubunuzun alıcısına doğru hitap ettiğinizden emin olmanız önemlidir. Adlarının ve mesleki unvanlarının yazılışını her zaman iki kez kontrol edin. Başlıklarından emin değilseniz, varsayımlarda bulunmaktan ziyade açıklama istemek daha iyidir.
“Kimin İlgisini Çekebilir” gibi bazı ifadeleri aşırı kullanmak
Güvenli bir seçenek gibi görünse de, “Kimin İlgisini Çekebilir” gibi bazı genel ifadeleri aşırı kullanmak, kişisel olmayan ve tembellik gibi görünebilir. Bunun yerine mektubunuzu göndereceğiniz kişinin adını bulmaya çalışın.
Gayri resmi selamlamaların yanlış kullanılması
Profesyonel kapasiteye sahip birine yazarken resmi bir selamlama kullanmak önemlidir. “Merhaba” veya “Naber?” gibi tanıdık veya aşırı gündelik ifadeler kullanmaktan kaçının.
Kaçınılması gereken diğer tuzaklar
Yukarıdakilere ek olarak, profesyonel bir ortamda birisini selamlarken insanların yaptığı başka yaygın hatalar da vardır. Örneğin:
- Aşırı süslü bir dil kullanmak
- Selamlama olmadan doğrudan mektubun gövdesine girmek
- Duruma uygun olmayan bir ton kullanmak
Bu yaygın tuzaklara dikkat ederek mektup açılışınızın profesyonel ve etkili olmasını sağlayabilirsiniz. Unutmayın, selamlama, alıcı üzerinde bıraktığınız ilk izlenimdir, bu nedenle onu doğru şekilde yapmak önemlidir.
Resmi Selamlaşma Örnekleri
Profesyonel iletişim söz konusu olduğunda, alıcınızı selamlama şekliniz son derece önemlidir. Resmi bir selamlama, tüm mesajın tonunu belirler ve güvenilirliğinizi ve profesyonelliğinizi oluşturmanıza yardımcı olabilir. Farklı senaryolarda kullanabileceğiniz üç resmi selamlama örneği:
Devlet Yetkililerine Hitap Etmek
Devlet yetkililerine yazarken saygılı ve resmi olmak önemlidir. Uygun başlıklar kullanın ve herhangi bir kısaltma veya argo kullanmaktan kaçının.
Sayın [Unvan ve Soyadı],
Size [mektubun amacı] ile ilgili yazıyorum. Bir [pozisyon] olarak, [konu] ile içtenlikle ilgileniyorum ve buna [önerilen çözüme] inanıyorum. Bu konuyu sizinle daha ayrıntılı olarak tartışma fırsatı bulursanız sevinirim.
Bu konuya ayırdığınız zaman ve dikkatiniz için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla, [Tam Adınız]
Üst Düzey Yöneticilere Yazma
Üst düzey yöneticilerle iletişim kurarken profesyonelliğinizi ve saygınızı göstermeniz çok önemlidir. Onlara uygun unvanlarını kullanarak hitap etmelisiniz ve davet edilmediğiniz sürece ad bazında kullanmaktan kaçınmalısınız.
Sayın [Unvan ve Soyadı],
Size [belirli bir konu veya konu] ile ilgili yazıyorum. Bir [pozisyon veya unvan] olarak sizinle [mesajın amacını] paylaşmaktan heyecan duyuyorum.
En kısa zamanda [eylem isteği, toplantı veya telefon görüşmesi] fırsatına sahip olmaktan onur duyarım.
Değerli vaktiniz ve değerlendirmeniz için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla, [Tam Adınız]
Daha Önce Hiç Tanışmadığınız Birine Hitap Etmek
Daha önce hiç tanışmadığınız birine hitap ediyorsanız, profesyonelliğinizi ve saygınızı oluşturmak için resmi bir selamlamayla başlamak önemlidir. Doğru unvanını kullanmak ve “Sevgili” ve ardından tam adını kullanmak iyi bir fikirdir.
Sayın [Unvan ve Soyadı],
Size [yazmanın özel nedeni] ile ilgili yazıyorum. [İlgili alanda] bir uzman olarak, buna [mesajın amacına] inanıyorum.
Herhangi bir sorunuz varsa lütfen [iletişim bilgileri] adresinden benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Vakit ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkürler.
Yarı Resmi Selamlaşma Örnekleri
Mesleki yazışmalar söz konusu olduğunda mesajın bağlamına göre doğru selamlamayı seçmek önemlidir. Farklı durumlara yönelik yarı resmi selamlamaların bazı örnekleri:
Bir Meslektaşınıza veya İş Ortağınıza Yazmak
Sayın [İsim],
Merhaba [İsim],
Merhaba [İsim],
Daha Önce Tanıştığınız Ama İyi Tanımadığınız Birine Hitap Etmek
Sayın [Başlık] [Soyadı],
Sayın [Ad] [Soyadı],
Merhaba [Başlık] [Soyadı],
Merhaba [Ad],
İş Başvuruları için Selamlar
Sayın İşe Alma Müdürü,
Sayın [Şirket Adı] İK Ekibi,
İlgili makama,
Bir işe başvururken, başvurunuzu kimin alacağını araştırmak ve mümkünse onlara ismiyle hitap etmek her zaman en iyisidir. Ancak doğru kişinin kim olduğundan emin değilseniz, “Kiminle İlgili Olabilir” gibi genel bir selamlama yine de uygun olacaktır.
Selamlamalarınızda profesyonel olmanız önemli olsa da, aynı zamanda arkadaş canlısı ve yaklaşılabilir olduğunuzdan da emin olmak istediğinizi unutmayın. İyi hazırlanmış bir selamlama, mesajınızın geri kalanının tonunu belirlemenize yardımcı olabilir; bu nedenle, her durum için doğru olanı seçmeye zaman ayırın.
Gayri Resmi Selamlaşma Örnekleri
Gayri resmi mektuplar söz konusu olduğunda, selamlaşmanın samimi ve cana yakın olması önemlidir. Bir arkadaşınıza veya aile üyenize yazarken veya sıradan bir ilişkinizin olduğu birine hitap ederken kullanabileceğiniz resmi olmayan selamlamaların bazı örneklerini burada bulabilirsiniz.
Kişisel Mektuplar için Selamlar
- Merhaba,
- Hey,
- Merhaba,
- Sayın ___________ (adınızı giriniz),
Bir Arkadaşınıza veya Aile Üyenize Yazmak
- Merhaba,
- Naber,
- Görüşmeyeli nasılsın,
- Uzun zamandır görüşemedik,
- Bir süre oldu
Gündelik Bir İlişkiniz Olan Birine Hitap Etmek
- MERHABA,
- Merhaba,
- Hey,
- Seni görmek güzel,
- Ne var ne yok,
Resmi olmayan bir mektubun rahat ve konuşkan olması gerektiğini unutmayın. Yazınızın doğal ve yakışıklı görünmesini sağlamak için kısaltmalar, argo ve daha resmi olmayan bir ton kullanmaktan korkmayın. Bu resmi olmayan selamlama örnekleriyle alıcınızı bir profesyonel gibi selamlayın.
Selamlaşmanızda Doğru Tonu Kullanmak
Birini selamlama şekliniz mektubun, e-postanın veya mesajın tamamının tonunu belirler. İlişkinize, amacınıza ve iletmek istediğiniz mesaja göre tonunuzu farklı alıcılar için ayarlamanız önemlidir. Selamlamalarınızda doğru tonu kullanmayla ilgili bazı ipuçları:
Tonunuzu farklı alıcılar için ayarlama
- Resmi ve resmi olmayan: Duruma ve alıcıya uygun resmiyet düzeyini belirleyin. Resmi bir ton iş, akademik veya resmi yazışmalar için daha uygundur; gündelik bir ton ise kişisel, arkadaşça veya sıradan iletişim için daha iyi çalışır. Çok katı veya çok tanıdık olmaktan kaçının.
- İlk kez mi, yinelenen mi: Kendinizi ilk kez tanıtıyorsanız, iyi bir izlenim bırakmak ve güvenilirliğinizi oluşturmak istersiniz. Profesyonelliğinizi ve ilginizi göstermek için kibar ve saygılı bir ton kullanın. Daha önce tanıştığınız birine hitap ediyorsanız, uyum ve bağlantı kurmak için daha rahat ve arkadaşça bir ton kullanabilirsiniz.
- Üstün ve ast: Sizden daha üstün veya daha fazla otoriteye sahip birine yazıyorsanız, belli bir düzeyde hürmet ve saygı gösterin. “Efendim”, “Bayan” veya “Dr.” gibi resmi unvanlar kullanın ve çok resmi olmayan veya tanıdık olmaktan kaçının. Sizin için çalışan veya size rapor veren birine yazıyorsanız, ses tonunuza dikkat edin ve küçümseyici veya kaba olmaktan kaçının.
Mizahın ve gündelik dilin uygun kullanımı
Mizah ve gündelik dil, selamlarınıza kişilik ve sıcaklık katabilir, ancak aynı zamanda yanlış yorumlanma ve gücenme risklerini de taşırlar. Mizah ve gündelik dili kullanmaya ilişkin bazı kurallar şunlardır:
- Hedef kitlenizi tanıyın: Alıcının kültürel geçmişini, mizah anlayışını ve size olan aşinalık düzeyini anlayın. Size komik ya da arkadaşça gelen bir şey onlara uygunsuz ya da saldırgan gelebilir. Yanlış anlaşılabilecek veya alakasız olabilecek şakalar veya argo kullanmaktan kaçının.
- Hafif tutun: Mizahı ve günlük dili dikkatli ve uygun bir şekilde kullanın. Mesajınızın asıl amacını bunaltmayın veya dikkatinizi dağıtmayın. Özür dileme, azarlama veya başsağlığı dileme gibi ciddi veya hassas konularda mizah veya gündelik dil kullanmaktan kaçının.
- Özgün olun: Doğal tarzınız değilse, kendinizi mizah veya gündelik dil kullanmaya zorlamayın. Sevimli ya da profesyonel olmak için komik ya da esprili olmanıza gerek yok. Açık, özlü ve saygılı olmaya odaklanın.
Doğru düzeyde saygı ve profesyonellik iletmek
Selamlamanız, bağlam ve ilişkiye bağlı olarak beklenen veya gerekli olan saygı ve profesyonellik düzeyini yansıtmalıdır. Doğru seviyede saygı ve profesyonelliği aktarmaya yönelik bazı ipuçları:
- Uygun unvanlar ve selamlamalar kullanın: Varsa, alıcının “Bayan”, “Bay”, “Dr.” veya “Prof.” gibi doğru unvanını kullanın.
Örnek Mektup Açılışları
İster resmi bir iş mektubu, ister bir iş başvurusu için ön mektup, ister bir arkadaşınıza resmi olmayan bir mektup yazıyor olun, açılış, tüm mesajın tonunu belirler. İşte mektubunuza doğru adımla başlamanıza yardımcı olacak bazı profesyonel selamlama örnekleri.
Resmi İş Mektubu
Sayın Bay/Bayan. Soy isim,
Kişisel olarak tanımadığınız bir alıcıya resmi bir iş mektubu yazıyorsanız, onun soyadını ve Bay veya Bayan gibi resmi bir unvanı kullanın. Alıcının cinsiyet ayrımı gözetmeyen zamirlerini biliyorsanız, bunların yerine bunları kullanın. Örneğin, “Sevgili Alex Johnson” veya “Sevgili Mx. Soy isim.”
İş Başvurusu İçin Kapak Mektubu
Sayın İşe Alma Müdürü,
Bir iş başvurusuna ilişkin ön yazıda başvurunuzu okuyacak kişiye hitap etmek istersiniz. İş ilanı belirli bir isim belirtmiyorsa, “Sayın İşe Alma Müdürü” güvenli bir bahistir. Bir adınız varsa, resmi bir iş mektubu için kullandığınız formatın aynısını kullanın.
Bir Arkadaşa Resmi Olmayan Mektup
Selam!
Bir arkadaşınıza resmi olmayan bir mektup yazarken, daha sıradan bir selamlamayla başlamaktan çekinmeyin. “Hey” veya “Merhaba” uygun açılışlardır. Alıcıyla yakın bir ilişkiniz varsa takma ad veya içeriden bir şaka da kullanabilirsiniz. Mektubun tonu dost canlısı olmalı, bu yüzden kişiliğinizin parlamasına izin verin.
Kime yazıyor olursanız olun veya mektubunuzun amacı ne olursa olsun, profesyonel ve uygun bir selamlamayla başlamak, mesajınız için olumlu bir ton oluşturmanın anahtarıdır.
Unutulmaz Bir Selamlama Yazmanın İpuçları
Bir mektupta unutulmaz bir selamlama hazırlamak söz konusu olduğunda, alıcının kendisini özel hissetmesini sağlayacak kişisel dokunuşlar eklemek önemlidir. Bunu başarmanın bir yolu, kişiyi iyi tanıdığınızı gösteren belirli ayrıntıları veya anekdotları eklemektir.
Bir başka etkili teknik de okuyucunun ilgisini çekmek ve dikkatini çekmek için hikaye anlatımını kullanmaktır. Mektubunuzun içeriğiyle ilgili kısa bir hikaye veya anekdot paylaşarak okuyucuyla duygusal bir bağ kurabilir ve mesajınızın daha akılda kalıcı olmasını sağlayabilirsiniz.
Sonuçta, herhangi bir mektubun açılışının amacı iyi bir ilk izlenim bırakmaktır. Bu genellikle kişisel dokunuşlar ve yaratıcı yazma tekniklerinin bir kombinasyonu kullanılarak başarılabilir. Bu yüzden acele etmeyin ve profesyonelliğinizi ve kişiliğinizi gerçekten yansıtan bir selamlama oluşturun.
