Geçmiş kontrolü, diğer şeylerin yanı sıra bir kişinin suç, mali ve istihdam geçmişini araştırma sürecidir. Genellikle bireyin çalışmaya veya bir programa katılmaya uygun olmasını sağlamak için bir işveren veya kuruluş tarafından yapılır.
Arka Plan Kontrol Süresinin Amacı
Geçmiş kontrol süresinin temel amacı, taranan kişinin güvenilir, güvenilir ve iyi bir itibara sahip olmasını sağlamaktır. Geçmiş kontrolü, bir işverenin veya kuruluşun, suç faaliyeti veya diğer istenmeyen davranışlar geçmişine sahip olabilecek potansiyel işe alımları veya katılımcıları filtrelemesine olanak tanır.
Arka Plan Kontrol Süresinin Önemi
Geçmiş kontrol süresi çeşitli nedenlerden dolayı kritik öneme sahiptir. İlk olarak, bir işverenin ticari çıkarlarını ve çalışanlarını olası zararlardan veya mali kayıplardan korumasına olanak tanır. İkinci olarak, bir kuruluşun itibarını korumasını ve müşterileri veya ortakları nezdinde oluşturduğu güveni sürdürmesini sağlar. Son olarak, özgeçmiş kontrolü süresi, bireyin, işverenin veya kuruluşun güvenli ve emniyetli bir çalışma ortamı sağlama yükümlülükleri ve taahhüdü konusunda ciddi olduğunu anlamasına yardımcı olur.
Makaleye Genel Bakış
Bu makale, geçmiş kontrolü süresine ilişkin en iyi uygulamaları sağlayan nihai bir kılavuzdur. Makalenin temel amacı, işverenlerin ve kuruluşların kapsamlı bir geçmiş araştırması yapmanın önemini ve bunun nasıl verimli bir şekilde yapılacağını anlamalarına yardımcı olmaktır. Makale, yasal gereklilikler, kontrol türleri ve güvenilir bir tarama sağlayıcısının nasıl seçileceği dahil olmak üzere geçmiş kontrolü süresinin çeşitli yönlerini kapsayacaktır. Ayrıca makale, geçmiş kontrolünün sonuçlarının nasıl etkili bir şekilde yorumlanacağı ve kullanılacağına dair ipuçları sağlayacaktır. Makalenin sonunda okuyucu, kapsamlı bir geçmiş araştırması yapmak için ne gerektiğini ve bilinçli kararlar vermek için bulguların nasıl kullanılacağını net bir şekilde anlayacaktır.
Arka Plan Kontrol Süresini Etkileyen Faktörler
Adayınızın kuruluşunuza uygun olduğundan emin olmak için bir özgeçmiş kontrolü gerekir. Geçmiş kontrolü süreci, sabıka kaydı kontrollerinden eğitim doğrulamasına kadar bir adayın geçmişinin çeşitli yönlerini doğrulamayı içerir. Geçmiş kontrolünü tamamlamak için gereken zaman çerçevesi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişir. Geçmiş kontrol süresini etkileyen bazı faktörler şunlardır:
A. Geçmiş Kontrolü Türü
Gerçekleştirdiğiniz geçmiş kontrolünün türü, bunun süresini önemli ölçüde etkiler. Sabıka kaydı kontrolleri gibi bazı geçmiş kontrolleri yalnızca birkaç iş günü sürerek hızlı bir şekilde tamamlanabilir. Ancak istihdam doğrulaması gibi diğer geçmiş kontrolleri, eski işverenler gibi üçüncü tarafların katılımı nedeniyle daha fazla zaman alabilir. Ayrıca, kredi geçmişi ve eğitim doğrulaması gibi daha spesifik geçmiş kontrolleri, bunların doğruluğunu sağlamak için daha fazla araştırma gerektirebilir ve bu da teslim süresinin daha uzun olmasına neden olabilir.
B. Eyalet ve Federal Kanunlar
Geçmiş kontrolleri hem eyalet hem de federal yasalara tabidir. Bu nedenle kontrolün tamamlanma süresi buna göre değişir. Örneğin, bazı eyaletler diğerlerinden daha kapsamlı kontroller talep ediyor veya adayların parmak izlerinin alınmasını zorunlu kılıyor ve bu da zaman alıyor. Ek olarak, federal hükümet, devlet kurumları veya güvenlik kurumları gibi belirli pozisyonlar için parmak izi alma ve FBI ulusal sabıka geçmişi kontrolü de dahil olmak üzere, birkaç hafta sürebilen özgeçmiş kontrollerini zorunlu kılmaktadır.
C. Adayın Geçmişi ve Bilginin Kullanılabilirliği
Adayın geçmişi ve bilgiye ulaşılabilirliği de geçmiş kontrolü zaman çerçevesinin belirlenmesinde kritik faktörlerdir. Adayın karmaşık bir geçmişi varsa veya birçok yerde yaşamışsa, özgeçmiş kontrolünün araştırılması uzun sürebilir. Ayrıca eski mahkeme kayıtları veya referansların iletişim numaraları gibi bilgilerin mevcut olması da geçmiş kontrolü sürecini geciktirebilir.
D. Üçüncü Taraf Satıcıların Kullanımı
Çoğu işveren, geçmiş kontrolleri yapmak için üçüncü taraf satıcıları kullanmayı tercih ediyor. Üçüncü taraf satıcıların kullanılması, özellikle satıcının araştırması gereken birikmiş vaka listesi varsa, teslim sürelerinin uzamasına neden olabilir. Üstelik inceleme süreci çeşitli kaynaklardan doğrulama gerektirebilir ve bu da zaman alır. Bu nedenle, üçüncü taraf satıcıları kullanırken tamamlanma süresini kontrol etmek zor olabilir.
E. Şirket İçi veya Dış Kaynaklı Geçmiş Kontrolü
Geçmiş kontrolünün kurum içinde gerçekleştirilmesi veya dışarıdan temin edilmesi seçimi de sürecin süresini etkiler. Şirket içinde yürütüldüğünde işe alım ekibi zaman çizelgesi üzerinde daha fazla kontrole sahip olabilir ve kontrole öncelik verebilir. Üçüncü taraf bir satıcıya dış kaynak kullanımı, ilgili farklı süreç ve prosedürler nedeniyle gecikmelere neden olabilir.
Geçmiş kontrolünün teslim süresini çeşitli faktörler etkileyebilir. Kontrolün işe alım sürecini geciktirmemesini sağlamak için buna göre planlama yapmak ve bu faktörleri hesaba katmak önemlidir. Gecikmeleri en aza indirmek için, incelemeyi adayın beklenen başlangıç tarihinden çok önce gerçekleştirmeyi, bilgileri doğrulamak için birden fazla kaynak kullanmayı ve daha uzun süren kontrollere öncelik vermeyi, tercihen seçtiğiniz geçmiş kontrolü tedarikçisiyle işbirliği yapmayı düşünün. **Geçmiş Kontrolü Süresinde Yasal Uygunluk
İstihdam amacıyla geçmiş kontrolleri yaparken, bu kontrollerin Federal ve Eyalet yasalarına uygun olmasını sağlamak önemlidir. Bunun yapılmaması pahalı para cezalarına ve yasal sorunlara yol açabilir. Bu bölümde, geçmiş taramasına ilişkin Federal ve Eyalet yasaları, Olumsuz Eylem Süreci ve Yönergeleri ile EEOC ve FCRA Uyumluluğu dahil olmak üzere İstihdam Geçmişi Kontrolündeki temel yasal hususları ele alacağız.
A. Arka Plan Taramasına İlişkin Federal ve Eyalet Yasaları
İşverenler geçmiş kontrolleri yaparken hem eyalet hem de federal yasalara uymalıdır. 1964 Sivil Haklar Yasası Başlık VII, Engelli Amerikalılar Yasası (ADA) ve Adil Kredi Raporlama Yasası (FCRA) gibi federal yasalar, işverenlerin iş adaylarına ne sorabileceğini ve başvuru sahibi bilgilerini kaydedebileceğini düzenler. Öte yandan eyalet yasaları, geçmiş kontrollerinin kapsamı ve sınırları ile işverenlerin dikkate almasına izin verilen bilgi türleri açısından büyük farklılıklar gösterebilir.
Bazı eyaletlerde, şirketlerin iş adaylarına mülakat sürecinin ilk aşamalarında sabıka kayıtları hakkında soru sormalarını engelleyen “kutu yasağı” yasaları bulunmaktadır. Ek olarak, birçok eyalet, işverenlerin cinsel yönelim, cinsiyet kimliği veya üreme sağlığı kararları gibi faktörlere dayalı olarak iş adaylarına karşı ayrımcılık yapmasını yasaklayan kendi adil istihdam yasalarını çıkarmıştır.
B. İstihdam Geçmişi Kontrolünde Yasal Hususlar
İşverenlerin özgeçmiş kontrolleri yaparken gizlilik, doğruluk ve olası ayrımcılık gibi yasal hususları da dikkate almaları gerekir. Örneğin ADA, bilgiler doğrudan işle ilgili olmadığı sürece, işverenlerin iş adaylarına tıbbi geçmişlerini sormalarını açıkça yasaklamaktadır. İşverenler, işe alım kararının temeli olarak mahkumiyet kayıtları yerine tutuklama kayıtlarını kullanırlarsa ayrımcılık iddialarıyla da karşı karşıya kalabilirler.
İşverenler, işe alım kararı verirken hangi bilgilerin isteneceğine ve hangi kriterlerin kullanılacağına karar verirken “risk analizi” yaklaşımını izlemelidir. Bu, ayrımcılık iddialarının önlenmesine yardımcı olabilir ve tarama sürecinin adil ve tutarlı kalmasını sağlayabilir.
C. Olumsuz Eylem Süreci ve Kılavuzları
FCRA uyarınca, işverenlerin işe alım kararlarını geçmiş kontrolüne dayanarak verirken belirli Olumsuz Eylem Süreci ve Yönergelerini takip etmesi gerekmektedir. Başvuru sahibine arka plan raporunun bir kopyası ve herhangi bir yanlışlığa itiraz etme fırsatı verilmelidir. İşveren, başvuru sahibini işe almamak gibi olumsuz bir eylemde bulunmaya karar verirse, bir ön olumsuz eylem bildirimi sağlamalı ve başvuru sahibinin yanıt vermesi için yeterli süre vermelidir. Olumsuz eylemin gerçekleştirilmesinden sonra işverenin nihai bir olumsuz eylem bildirimi sunması gerekir.
D. EEOC ve FCRA Uyumluluğu
Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu (EEOC) ayrımcılıkla mücadele yasalarını uygular ve işverenlerin işe alım uygulamalarını izler. İşverenler, özgeçmiş tarama sürecinin, başvuru sahiplerine ırk, etnik köken, cinsiyet, yaş veya korunan herhangi bir özelliğe dayalı olarak haksız ayrımcılık yapmamasını sağlamalıdır.
FCRA, geçmiş kontrollerini düzenlemenin yanı sıra, tüketici raporlama kuruluşlarının (CRA’lar) tüketici bilgilerini nasıl toplayıp dağıtabileceğine ilişkin yönergeler sağlar.
Arka Plan Kontrol Süresinde En İyi Uygulamalar
Bir şirketin geçmiş kontrolünü yürütme hızı, işe alım süreci üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir. Geçmiş kontrolü süreci ne kadar uzun sürerse, adayın başka bir yere bakma veya pozisyona olan ilgisini kaybetme olasılığı da o kadar artar. Bu nedenle, aday deneyiminin olumlu olmasını ve işe alım sürecinin verimli kalmasını sağlamak için geçmiş kontrol zamanlarında en iyi uygulamaları takip etmek önemlidir.
A. Açık Bir Geçmiş Kontrolü Politikası Oluşturmak
Sürece dahil olan herkesin sürecin kapsamını, zaman çizelgesini ve sonucunu anlamasını sağlamak için net bir geçmiş kontrolü politikası oluşturmak önemlidir. Politika, işin gerekliliklerine, aday işbirliği beklentilerine ve geçmiş kontrolünün sonuçlarının işe alım kararında nasıl kullanılacağına göre gerçekleştirilen geçmiş kontrol türlerini içermelidir. Açık politikalar gecikmeleri, yanlış iletişimleri, anlaşmazlıkları ve yasal ve itibar risklerini en aza indirir.
B. Geçmiş Kontrol Sürecinin Standartlaştırılması
Özgeçmiş kontrolü sürecinin standartlaştırılması, tüm adaylar için aynı süreç adımlarının tutarlı bir şekilde takip edilmesini sağlar; dolayısıyla adil, objektif ve tekdüzedir. Süreçteki değişikliklerden kaynaklanabilecek önyargı, ayrımcılık ve hata riskini azaltır. Standardizasyon ayrıca sonuçların gözden geçirilmesini ve uygulanmasını kolaylaştırıp basitleştirir, böylece geçmiş kontrol süresini azaltır.
C. Doğru ve Tutarlı Bilgi Toplama
Adaylardan doğru, eksiksiz ve tutarlı bilgi toplamak, geçmiş kontrolü sürecini hızlandırabilir ve daha güvenilir hale getirebilir. Herhangi bir kontrol yapmadan önce işverenler, adayın yasal adı, önceki adresleri, çalışma geçmişi ve eğitimi dahil olmak üzere bilgilerinin doğru olduğunu doğrulamalıdır. İlgili tüm onay ve yetki formlarının alınması ve adaya gerekli bilgiler ve bu bilgilerin nasıl sunulacağı konusunda net talimatlar verilmesi de önemlidir.
D. Verimli ve Zamanında Geçmiş Kontrolü Zaman Çerçevesi
İşverenler, işe alım sürecinde gereksiz gecikmeleri önlemek için etkili ve zamanında özgeçmiş kontrolü zaman dilimleri benimsemelidir. Uzun özgeçmiş kontrolleri nitelikli adayları caydırır ve şirketin tercih edilen işveren olarak itibarına zarar verir. İşverenler, veri toplamayı kolaylaştırmak, doğruluğu artırmak ve satıcıların geri dönüş süresini kısaltmak için otomasyon ve dijital veri alımı gibi teknolojilerden yararlanarak verimliliği artırabilir. İşverenler ayrıca, son teslim tarihlerini kaçıran veya hatalı veriler sağlayan satıcı kaynaklarının neden olduğu gecikmeleri önlemek için güvenilir bir satıcı yönetim sürecine sahip olmalıdır.
E. Adaylarla İletişim
Geçmiş kontrolü süreci boyunca iletişim çok önemlidir. İşverenler adaylarla özgeçmiş kontrol süreci, tahmini işlem süresi, neyin kontrol edileceği ve bilgilerin nasıl kullanıldığı hakkında açık ve net bir şekilde iletişim kurmalıdır. Adaylar, doğrulama süreci sırasında tespit edilen tüm sorunlar, tutarsızlıklar veya endişeler konusunda derhal bilgilendirilmelidir. İşverenler, adayları bilgilendirmek ve sorularına derhal yanıt vermek için geçmiş kontrol süreci boyunca adaylarla uygun iletişimi sürdürmelidir.
Geçmiş kontrol süresi, işverenin verimliliğinin, titizliğinin ve aday deneyimine saygının güçlü bir göstergesi olabilir. Geçmiş kontrol süresinde en iyi uygulamaları benimseyen işverenler, olumlu bir aday deneyimiyle daha hızlı ve daha güvenilir işe alım sağlayabilir. Bir işveren olarak potansiyel adayların geçmişini kapsamlı bir şekilde incelemek işe alım süreciniz açısından çok önemlidir. Yalnızca bilinçli kararlar vermenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda şirketinizi olası hukuki ve finansal risklerden de korur. Sorunsuz ve başarılı bir geçmiş kontrolü süreci sağlamak için takip edilmesi gereken altı temel adım vardır.
A. Adayın Rızasını ve İfşasını Alın Geçmiş araştırması yapmadan önce, öncelikle adayın rızasını ve açıklamasını almalısınız. Onları geçmiş kontrolü süreci hakkında bilgilendirmeniz ve yazılı onaylarını almanız gerekir. Bu adım, federal ve eyalet yasalarına uymanızı sağlamak açısından çok önemlidir ve aynı zamanda adayda güven oluşturur.
B. Adayın Kimliğini Doğrulayın Bir sonraki adım, adayın kimliğini doğrulamaktır. Bu, geçmiş kontrolü sonuçlarının doğru olduğundan ve doğru kişiye ait olduğundan emin olmanıza yardımcı olur. Adayın kimliğini, devlet tarafından verilmiş kimliğini isteyerek ve bu bilgileri özgeçmişi ve diğer belgelerle çapraz referans vererek doğrulayabilirsiniz.
C. Suç Geçmişini Kontrol Edin Sabıka geçmişi kontrolü, geçmiş kontrolünün en önemli yönlerinden biridir. Sabıka kaydı temiz olan bir adayı işe almanızı sağlar ve şirketinizi olası hukuki ve finansal risklerden korur. Bu kontrolün gerçekleştirilmesi, mevcut olabilecek herhangi bir sabıka kaydının ortaya çıkarılması için eyalet ve federal düzeydeki suç veritabanlarının aranmasını içerir.
D. İstihdam Geçmişini ve Eğitim Geçmişini Kontrol Edin İstihdam ve eğitim doğrulama kontrolleri, adayın iş için gerekli niteliklere sahip olduğundan emin olmak için gereklidir. Doğrulama, adayın önceki işverenlerine ve eğitim kurumlarına ulaşarak iş deneyimlerini ve eğitim geçmişlerini doğrulamayı içerir.
E. Referans Kontrolleri ve Profesyonel Lisans Doğrulaması Gerçekleştirin Referans kontrolleri, adayın iş etiği ve yetenekleri hakkında değerli bilgiler sağlar. Referanslarına ulaşarak performansları, tavırları ve karakterleri ile ilgili sorular sorabilirsiniz. İşin belirli bir mesleki sertifika veya lisans gerektirmesi durumunda profesyonel lisans doğrulaması da gereklidir.
F. Kredi Kontrolleri ve İlaç Taraması Kredi kontrolleri ve ilaç taraması her zaman gerekli değildir. Ancak iş, mali işlerin yapılmasını veya güvenliğe duyarlı bir ortamda çalışmayı gerektiriyorsa bu kontroller zorunlu hale gelir. Kredi kontrolü, adayın mali durumunun değerlendirilmesine ve potansiyel dolandırıcılık veya diğer mali suiistimal risklerinin değerlendirilmesine yardımcı olur. Uyuşturucu taraması ise adayın madde bağımlılığından arınmış olmasını ve gerekli görevleri yerine getirebilecek durumda olmasını sağlar.
Geçmiş kontrolü yapmak işe alım sürecinde çok önemli bir adımdır. Bu altı temel adımı izleyerek becerileri, deneyimi ve kişisel özellikleri şirketinizin değerleri ve hedefleriyle uyumlu olan doğru adayı işe aldığınızdan emin olabilirsiniz. Doğru sonuçların alınabilmesi için geçmiş kontrolleri yapılırken güvenilir kaynakların kullanılması da gereklidir. Bu önlemleri alarak daha güvenli ve verimli bir çalışma ortamı yaratabilir, şirketinizin itibarını koruyabilir, yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyum sağlayabilirsiniz.
Farklı Sektörler İçin Geçmiş Kontrol Süresi
Geçmiş kontrolü süreci, herhangi bir sektör için işe alım sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. İşverenlerin potansiyel çalışanlar hakkında bilinçli kararlar almasına ve şirketlerinin emniyet ve güvenliğini sağlamasına yardımcı olur. Ancak geçmiş kontrolünü tamamlamak için gereken süre sektöre bağlı olarak değişebilir. Bu bölümde farklı sektörler için geçmiş kontrolü süresini inceleyeceğiz.
A. Sağlık Sektörü
Sağlık sektörü sıkı düzenlemelere tabidir ve hastaların güvenliğini sağlamak için kapsamlı geçmiş kontrolleri gerektirir. Sağlık çalışanlarının geçmiş kontrolleri, işin doğası gereği genellikle diğer sektörlere göre daha uzun sürer. İşverenler genellikle sabıka geçmişi kontrolleri, istihdam geçmişi doğrulamaları ve uyuşturucu testleri gerçekleştirir. Önde gelen bir geçmiş kontrolü sağlayıcısı olan HireRight’a göre, sağlık geçmişi kontrolünün tamamlanması için gereken ortalama süre 5 ila 10 iş günü arasındadır.
B. Finans ve Bankacılık Sektörü
Finans ve bankacılık sektörünün hassas finansal bilgilere erişimi vardır ve yüksek düzeyde dürüstlük ve güvenilirliğe sahip çalışanlara ihtiyaç duyar. Bu sektördeki işverenler genellikle sabıka geçmişi kontrolleri, kredi geçmişi kontrolleri, istihdam geçmişi doğrulamaları ve eğitim doğrulamalarını içeren kapsamlı geçmiş kontrolleri gerçekleştirir. HireRight’a göre finans ve bankacılık geçmişi kontrolünün tamamlanması için gereken ortalama süre 5 ila 7 iş günü arasında.
C. Eğitim Sektörü
Eğitim sektörü güvenilir ve çocuklarla çalışabilecek çalışanlara ihtiyaç duyar. İşverenler genellikle sabıka geçmişi kontrolleri, istihdam geçmişi doğrulamaları, eğitim doğrulamaları ve referans kontrollerini içeren geçmiş kontrolleri gerçekleştirir. Eğitim sektörü için özgeçmiş kontrolünün tamamlanması için gereken süre, pozisyona bağlı olarak değişebilir. HireRight’a göre, eğitim sektörü özgeçmiş kontrolünü tamamlamak için gereken ortalama süre 3 ila 5 iş günü arasındadır.
D. Ulaştırma Sanayii
Taşımacılık sektörü, araçları güvenli bir şekilde kullanabilen ve malları elleçleyebilen çalışanlara ihtiyaç duyar. İşverenler genellikle sabıka geçmişi kontrolleri, istihdam geçmişi doğrulamaları, sürüş geçmişi kontrolleri ve uyuşturucu testlerini içeren geçmiş kontrolleri gerçekleştirir. Taşımacılık sektörü için özgeçmiş kontrol süresi pozisyona bağlı olarak değişebilir. HireRight’a göre ulaştırma sektörü özgeçmiş kontrolünü tamamlamak için gereken ortalama süre 3 ila 5 iş günü arasındadır.
E. Devlet ve Askeri Sanayi
Hükümet ve askeri endüstri, hassas bilgileri yönetebilecek, yüksek düzeyde güvenlik iznine sahip çalışanlara ihtiyaç duyuyor. İşverenler genellikle sabıka geçmişi kontrolleri, istihdam geçmişi doğrulamaları, kredi geçmişi kontrolleri ve referans kontrollerini içeren kapsamlı geçmiş kontrolleri gerçekleştirir. Hükümet ve askeri sektör için geçmiş kontrolünün tamamlanması için gereken süre, güvenlik izninin düzeyine bağlı olarak değişebilir. HireRight’a göre, hükümet ve askeri sektör özgeçmiş kontrolünün tamamlanması için gereken ortalama süre 5 ila 10 iş günü arasındadır.
F. İnşaat Sektörü
İnşaat sektörü, ağır makineleri güvenli bir şekilde çalıştırabilen ve çeşitli inşaat malzemelerini kullanabilen çalışanlara ihtiyaç duyar. İşverenler genellikle sabıka geçmişi kontrolleri, istihdam geçmişi doğrulamaları ve uyuşturucu testlerini içeren geçmiş kontrolleri gerçekleştirir.
Arka Plan Kontrol Süresindeki Zorluklar ve Tuzaklar
Geçmiş kontrolleri yaparken işverenlerin ve İK profesyonellerinin farkında olması gereken çeşitli zorluklar ve tuzaklar vardır. Bunlar süreçte gecikmelere ve olası sorunlara neden olabilir ve sonuçta işe alım kararlarını ve genel işi etkileyebilir.
A. Yanlış Bilgi veya Yanlış Beyan
Geçmiş kontrolleri yaparken en büyük zorluklardan biri adayın yanlış bilgi veya yanlış beyanıyla karşılaşmaktır. Bu, basit ihmallerden geçmişleri veya nitelikleri hakkında açık yalanlara kadar değişebilir. Bu riski azaltmak için adayın sağladığı tüm bilgilerin doğrulanması, ayrıntılı ve kapsamlı kontrollerin yapılması önemlidir.
B. Standartlaştırılmış Bir Sürecin Eksikliği
Geçmiş kontrollerinin yürütülmesindeki diğer bir zorluk, standartlaştırılmış bir sürecin olmayışıdır. Farklı kuruluşların özgeçmiş kontrollerini gerçekleştirmek için kendi kriterleri veya prosedürleri olabilir ve bu da bilgilerin toplanma ve değerlendirilme şekli konusunda farklılıklara yol açabilir. Bu aynı zamanda karar vermede tutarsızlıklara ve adayların neyin değerlendirildiği konusunda netlik eksikliğine de neden olabilir.
C. Bilgiye Sınırlı Erişim
Sabıka kayıtları veya kredi raporları gibi belirli türdeki bilgilere erişim, yargı yetkisine veya diğer faktörlere bağlı olarak sınırlı olabilir. Bu, bir aday hakkında ilgili tüm bilgilerin toplanmasını zorlaştırabilir ve bu da özgeçmiş kontrolünün doğruluğunu ve eksiksizliğini etkileyebilir.
D. Kayıt Almada Gecikmeler
Gerekli tüm bilgiler mevcut olsa bile, kayıtların alınmasındaki gecikmeler geçmiş kontrollerinin yürütülmesinde de zorluk oluşturabilir. Bunun nedeni taleplerin yoğunluğu, kayıtların karmaşıklığı veya kontrolü yürüten kuruluşun kontrolü dışındaki diğer faktörler olabilir.
E. Eksik veya Yanlış Raporlar
Bilgi kullanılabilirliği ve kayıtlara erişimle ilgili zorlukların yanı sıra eksik veya hatalı rapor riski de vardır. Bu, kontrol sırasında bilgilerin gözden kaçırılması veya yanlış yorumlanması ya da raporlama sürecinde hatalar meydana gelmesi durumunda meydana gelebilir. Eksik veya yanlış bilgi riskini en aza indirmek için güvenilir ortaklar veya satıcılarla çalışmak ve sıkı kalite kontrol önlemleri almak önemlidir.
F. Sorumluluk Sorunları
Son olarak, geçmiş kontrollerinin yapılması, doğru şekilde yapılmadığı takdirde sorumluluk sorunlarına yol açabilir. Bu, gizlilik yasalarının veya ayrımcılık yasalarının ihlal edilmesini veya geçmiş kontrollerinin kullanımının adaylara uygun şekilde açıklanmamasını içerebilir. Sorumluluk sorunları riskini azaltmak için en son düzenlemeler ve geçmiş kontrollerinin yürütülmesine ilişkin en iyi uygulamalar hakkında güncel bilgi sahibi olmak önemlidir.
Geçmiş kontrollerini gerçekleştirmek zorlu bir süreç olabilir. Ancak kuruluşlar dikkatli planlama, ayrıntılara dikkat ve en iyi uygulamalara bağlılıkla gecikme, yanlışlıklar ve yasal sorun riskini en aza indirebilir ve daha iyi işe alım kararlarına yol açan sorunsuz ve verimli bir süreç sağlayabilir.
Uzaktan Çalışanlar ve Serbest Çalışanlar için Geçmiş Kontrol Süresi
Uzaktan çalışma ve serbest çalışma son yıllarda daha yaygın hale geldi ve birçok şirket esnek bir iş gücünü tercih ediyor. Bu, üretkenliği artırıp maliyetleri düşürebilirken, aynı zamanda gerekli geçmiş kontrollerinin yapılması söz konusu olduğunda benzersiz zorluklar da ortaya çıkarır.
A. Uzaktan Çalışanlar İçin Geçmiş Kontrollerinin Önemi
Geçmiş kontrolleri, bir şirketin yanı sıra çalışanlarının ve müşterilerinin emniyetini ve güvenliğini sağlamak için hayati öneme sahiptir. Bu, özellikle hassas bilgilere erişimi olan veya müşterilerle doğrudan etkileşimde bulunabilen uzaktan çalışanlar ve serbest çalışanlar için geçerlidir.
İşverenlerin, potansiyel uzaktan çalışanların iş görevlerini etkin bir şekilde yerine getirmek için gerekli beceri, eğitim ve deneyime sahip olduğunu doğrulaması gerekir. Ek olarak, kapsamlı bir geçmiş araştırmasının yapılması, şirkete veya paydaşlarına potansiyel olarak zarar verebilecek tehlike işaretlerinin veya geçmişteki suç faaliyetlerinin belirlenmesine yardımcı olabilir.
B. Uzaktan Çalışanlar için Geçmiş Kontrollerinin Yürütülmesindeki Zorluklar
Uzak çalışanlar için özgeçmiş kontrolleri yapmak bazı benzersiz zorluklar doğurur. Önemli sorunlardan biri, uzaktan çalışanların farklı eyaletlerde ve hatta ülkelerde bulunabilmesidir, bu da gerekli bilgilerin edinilmesini veya çeşitli yasal gerekliliklere uyulmasını zorlaştırır.
Diğer bir potansiyel engel ise, özellikle bağımsız olarak çalışan serbest çalışanlar veya kısa vadeli projeler için mevcut bilgilerin sınırlı olabilmesidir. Ayrıca, arka plan bilgilerine dayalı ayrımcılık potansiyeli gibi akılda tutulması gereken gizlilik kaygıları ve etik hususlar da vardır.
C. Uzaktan Çalışanlar için Geçmiş Kontrollerinin Yürütülmesine İlişkin En İyi Uygulamalar
Zorluklara rağmen, işverenlerin uzaktaki çalışanların geçmişlerini başarılı bir şekilde kontrol etmek için kullanabileceği birkaç en iyi uygulama var. Göz önünde bulundurulması gereken bazı önemli adımlar şunlardır:
- İş gereksinimlerini ve özgeçmiş kontrolü politikalarını açıkça tanımlayın: İşe alım sürecine başlamadan önce, işverenlerin iş gereklilikleri ve ne tür özgeçmiş kontrolünün gerekli olduğu konusunda net bir anlayışa sahip olmaları gerekir. Ayrıca kontrollerin yürütülmesi için açık politikalar ve prosedürler oluşturmalı ve ilgili tüm yasal gerekliliklerin karşılandığından emin olmalıdırlar.
- Saygın tarama hizmetlerini kullanın: İşverenler, uzaktan çalışanlar için geçmiş kontrolleri yapma konusunda uzmanlaşmış saygın tarama hizmetlerini kullanmalıdır. Bu hizmetler, daha önce bahsedilen farklı eyalet veya ülkelerdeki bilgilerin doğrulanması gibi zorlukların üstesinden gelinmesine yardımcı olabilir.
- Yazılı onay alın: İşverenler, özgeçmiş kontrolü yapılmadan önce potansiyel uzak çalışanlardan yazılı onay almalıdır. Bu, sürecin bir açıklamasını ve hangi bilgilerin elde edileceğini içermelidir.
- Yasal gerekliliklere uyun: İşverenler, federal ve eyalet yasalarının yanı sıra sektöre özel düzenlemeler de dahil olmak üzere geçmiş kontrollerini gerçekleştirmek için tüm yasal gerekliliklere uymalıdır. Bu, olası yasal sorunların önlenmesine ve ayrımcılık karşıtı yasalara uygunluğun sağlanmasına yardımcı olabilir.
- Birden fazla bilgi kaynağı kullanın: İşverenler, potansiyel çalışanın kapsamlı bir resmini elde etmek için suç veritabanları, kredi raporları, istihdam doğrulaması ve referans kontrolleri gibi birden fazla bilgi kaynağı kullanmalıdır. Bu, tutarsızlıkların belirlenmesine ve bilgilerin doğru olduğundan emin olunmasına yardımcı olabilir.
Bir şirketin itibarını, varlıklarını ve çalışanlarını korumak için uzaktan çalışanların özgeçmiş kontrollerini yapmak gereklidir.
Geçmiş Kontrol Süresine İlişkin Araçlar ve Kaynaklar
Potansiyel çalışanlar hakkında bilinçli kararlar vermenize yardımcı olduğundan, geçmiş kontrolü yapmak işe alım sürecinde çok önemli bir adım olabilir. Ancak çok büyük miktarda bilgiyi toplayıp analiz etmeniz gerektiğinden bu aynı zamanda göz korkutucu bir görev de olabilir. Neyse ki görevi daha kolay ve daha verimli hale getirecek birçok araç ve kaynak mevcut. Bu bölümde geçmiş araştırması yapmak için en değerli kaynaklardan bazılarını inceliyoruz.
A. Geçmiş Kontrolü Şirketleri ve Hizmet Sağlayıcıları
Geçmiş kontrolü yapmanın en kolay ve en etkili yollarından biri, bir geçmiş kontrolü şirketi veya servis sağlayıcı kullanmaktır. Bu şirketler sabıka kayıtları, kredi raporları ve istihdam geçmişleri dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan bilgi toplama ve analiz etme konusunda uzmanlaşmıştır. Size daha bilinçli işe alım kararları vermenize yardımcı olabilecek potansiyel bir çalışan hakkında ayrıntılı bir rapor sağlayabilirler.
Bir geçmiş kontrolü şirketi seçerken araştırmanızı yapmanız ve güvenilir ve saygın bir sağlayıcı seçmeniz önemlidir. Doğru ve kapsamlı raporlar sağlama konusunda geçmişi olan ve sektörde güçlü bir itibara sahip şirketleri arayın. En popüler geçmiş kontrolü şirketlerinden ve hizmet sağlayıcılarından bazıları şunlardır:
- İyi Kiralama
- KiralamaSağ
- Sterlin Çeki
- Doğru Arka Plan
- Kontrol
B. Kamu Kayıt Veritabanları
Kamu kayıt veritabanları, geçmiş kontrolünün gerçekleştirilmesi için başka bir değerli kaynaktır. Bu veritabanları mahkeme kayıtları, mülk kayıtları ve seçmen kayıt kayıtları gibi kamuya açık bilgileri içerir. Bu veritabanlarını arayarak potansiyel bir çalışan hakkında sabıka geçmişi, mali kayıtları ve adres geçmişi gibi değerli bilgiler toplayabilirsiniz.
Kamu kayıt veritabanları değerli bir kaynak olabilse de, bunların geçmiş kontrolünde kullanılan tek bilgi kaynağı olmaması gerektiğini unutmamak önemlidir. Bu veritabanları bazen eksik veya yanlış bilgiler sağlayabilir ve bulduğunuz bilgilere diğer kaynaklarla çapraz referans vermeniz çok önemlidir.
C. Devlet Kaynakları
Devlet kaynakları da geçmiş araştırması yaparken yararlı bir araç olabilir. Pek çok devlet kurumu, bireyler hakkında sabıka kayıtları, vergi hacizleri ve iflas başvuruları gibi değerli bilgiler içeren veritabanları bulundurur. Bu veritabanlarına erişerek potansiyel bir çalışanın geçmişi hakkında daha ayrıntılı bilgi toplayabilirsiniz.
En değerli hükümet kaynaklarından bazıları şunlardır:
- Federal Soruşturma Bürosu (FBI) Ceza Geçmişi Kontrolü
- Ulusal Seks Suçlusu Kamu Web Sitesi
- ABD Adalet Bakanlığı – Ulusal Anında Suç Geçmişi Kontrol Sistemi (NICS)
- Federal Ticaret Komisyonu (FTC) – Tüketici Bilgileri: Geçmiş Kontrolleri
Bu devlet kaynaklarının bazılarına erişimin, aradığınız bilginin niteliğine bağlı olarak özel izin veya yetki gerektirebileceğini unutmamak önemlidir.
