Resmi mektup yazmaya gelince, uygun bir kapanış ve imza çoğu zaman gözden kaçabilir. Ancak mektubunuzu nasıl bitirdiğinizin ve imzaladığınızın, alıcıda bıraktığınız üslup ve genel izlenimi büyük ölçüde etkileyebileceğini anlamak çok önemlidir.
Bu yazımızda resmi mektup yazımında düzgün kapanış ve imzanın önemini tartışacağız. Sağlam bir son oluşturmanın farklı unsurlarını ve her bir unsurun iletmeye çalıştığınız mesajı nasıl etkileyebileceğini inceleyeceğiz. Amacımız, niyet veya bağlam ne olursa olsun, mektuplarınızı doğru notta bitirmenize yardımcı olacak kapsamlı bir rehber sunmaktır.
Bu makalenin sonunda, niyetinizi doğru bir şekilde yansıtan ve okuyucu üzerinde olumlu bir izlenim bırakan bir son oluşturmak için gerekli becerilerin yanı sıra, uygun bir kapanış ve imzanın önemini daha net anlayacaksınız. İster resmi bir iş mektubu, ister bir tavsiye mektubu ya da kişisel bir not gönderiyor olun, burada sağlanan ipuçları ve bilgiler mesajınızı uygun, etkili ve akılda kalıcı bir şekilde tamamlamanıza olanak sağlayacaktır.
O halde, daha fazla uzatmadan, kapanış ve imza tekniklerinin temel yönlerine ve bunların yazılı iletişiminizin etkisini ve etkililiğini nasıl artırabileceğine dalalım.
Kapanış ve İmzanın Temel Kuralları
Resmi bir mektup yazmaya gelince kapanış ve imza önemli bir rol oynar. Mektubun bu son unsurları iletişimin sonunu belirtir ve alıcıya kapanış sağlar. Bu bölümde resmi bir mektubun kapatılması ve imzalanmasının temel kurallarını ele alacağız.
A. Kapanış ve İmzanın Amacı
Resmi bir mektubun kapanışı ve imzasının amacı, alıcıya saygı göstermek ve iletişimin önemini kabul etmektir. Kapanış, mektubun bittiğini belirtmenin ve alıcıya ayırdığı zaman ve ilgi için teşekkür etmenin bir yoludur. İmza ise iletişime özgünlük katan kişisel bir dokunuş görevi görür.
B. Formalitenin Önemi
Resmi bir mektubun kapatılması ve imzalanması söz konusu olduğunda formalite çok önemlidir. Mektubun tonu profesyonel olmalı ve dili resmi olmalıdır. Kapanış ve imza da mektubun formalite düzeyine uygun olmalıdır. Mektup ne kadar resmi olursa kapanış ve imza da o kadar resmi olmalıdır.
C. Kapanış ve İmzaya İlişkin Temel Kurallar
Resmi bir mektubun kapanışı ve imzası söz konusu olduğunda üç temel kural vardır: ton, doğru adresleme ve uygun kapanışların kullanılması.
1. Ton
Kapanış ve imzanın tonu mektubun tonuyla eşleşmelidir. Mektup resmi ise kapanış ve imza resmi olmalıdır. Mektup gayri resmi ise kapanış ve imza daha rahat olabilir. Kapanış ve imzanın tonu da yazar ile alıcı arasındaki ilişkiyi yansıtmalıdır.
2. Doğru Adresleme
Kapanış ve imza söz konusu olduğunda alıcının doğru adreslenmesi önemlidir. Uygun başlıklar kullanın ve alıcıya uygun şekilde hitap edin. Alıcıya nasıl hitap edileceğinden emin değilseniz araştırın veya bilen birine sorun.
3. Uygun Kapanışların Kullanımı
Mektubun kapanışı alıcının okuyacağı son şeydir, bu nedenle iyi bir izlenim bırakmak önemlidir. Uygun kapanış, mektubun formalite düzeyine ve yazar ile alıcı arasındaki ilişkiye bağlı olacaktır. Uygun kapanış örnekleri arasında “Saygılarımla”, “Saygılarımla” ve “Saygılarımla” yer alır.
Resmi bir mektubun kapanışı ve imzası, alıcıya saygı gösteren ve iletişimin önemini kabul eden önemli unsurlardır. Ton, mektubun formalite düzeyine uygun olmalı, alıcıya doğru şekilde hitap edilmeli ve uygun bir kapanış kullanılmalıdır. Bu temel kuralları takip ederek resmi mektubunuzu doğru notta kapatabilirsiniz.
Resmi Mektup Yazımı
Resmi mektup yazımı söz konusu olduğunda dikkate alınması gereken belirli formatlar ve unsurlar vardır. Bu bölümde profesyonel ve etkili bir iletişim kurmanıza yardımcı olacak resmi mektupların uygun formatını ve unsurlarını inceleyeceğiz.
A. Resmi Mektup Formatı
Resmi bir mektubun formatı, mektuba profesyonel bir görünüm kazandırmak için çok önemlidir. Resmi bir mektubun okunaklı bir yazı tipi kullanılarak daktilo edilmesi, basılması veya yazılması ve temiz ve kaliteli bir kağıda basılması gerekir. Düzen, aşağıdakileri içeren belirli bir modeli takip etmelidir:
Antetli Kağıt: Mektubun en üst kısmında kuruluşun logosu, adı ve adresi bulunmalıdır. Bu bölüm mektubu gönderenin kimliğini belirlemeyi amaçlamaktadır.
Tarih: Mektubun yazıldığı tarih, gün, ay ve yılı içermelidir. Antetli kağıdın altına, genellikle sayfanın sağ tarafına hizalanacak şekilde yerleştirilmelidir.
İç Adres: İç adres, alıcının adını, unvanını ve adresini içerir. Bu bölüm okuyucuya amaçlanan alıcıyı tanımlaması için gerekli ayrıntıları sağlar.
Selamlama: Selamlama, mektubun alıcısına hitap etmek için kullanılır. Genellikle “Sevgili” ile başlar ve ardından alıcının unvanı ve soyadı gelir.
Gövde: Mektubun gövdesi mesajın iletildiği yerdir. Uygun paragraf aralıkları ve anlaşılır cümlelerle yapılandırılmalıdır.
Kapanış: Kapanış, mektubu bitirmenin nazik bir yoludur. Genellikle “Saygılarımızla” veya “Saygılarımla” gibi ifadeleri ve ardından virgül gelir.
İmza: İmza, gönderenin mektubun içeriğini onayladığını gösteren kişisel bir dokunuştur. Kapanış çizgisinin altına yerleştirilmelidir.
Ek: Mektubun ekinde belgeler varsa ek ekte yer alır.
B. Resmi Mektubun Unsurları
Antetli Kağıt: Daha önce de belirtildiği gibi antetli kağıtta gönderenin logosu, adı ve adresi bulunur. Mektubun üst kısmına yerleştirilmelidir.
Tarih: Tarih, mektubun yazıldığı günü, ayı ve yılı içermelidir.
İç Adres: İç adres, alıcının adını, unvanını ve adresini içermelidir.
Selamlama: Selamlama, alıcıya uygun unvan ve soyadıyla hitap etmelidir.
Metin: Metin, uygun paragraf aralıkları, net cümleler ve uygun dilbilgisi ve noktalama işaretleriyle düzenlenmelidir.
Kapanış: Kapanış okuyucunun zihninde kalıcı bir izlenim bırakmalıdır. Nazik, saygılı ve profesyonel olmalıdır.
İmza: İmza okunaklı olmalı ve kapanış çizgisinin altına yerleştirilmelidir.
Ek: Mektubun ekinde belgeler varsa ek eklenmelidir.
Resmi bir mektubun uygun formatını ve unsurlarını kullanmak, profesyonel ve etkili bir iletişim oluşturmak için çok önemlidir.
Kapanış Yazımı Kuralları
Resmi bir mektup yazarken doğru kapanışı seçmek, mesajın taslağını hazırlamak kadar önemlidir. Kapanışınız genel üslubunuzu, profesyonelliğinizi ve güvenilirliğinizi yansıtan kalıcı bir izlenim bırakıyor. Kapanışınızı düşünürken takip etmeniz gereken bazı genel kurallar şunlardır:
A. Kapanış Seçimine İlişkin Genel Kurallar
- Samimi ve açık sözlü olun: Kapanış, mesajınızın tonuyla uyumlu olmalı ve mektubunuz boyunca ilettiğiniz genel mesajla tutarlı olmalıdır.
- Saygılı ve profesyonel olun: Alıcıyı ve onlarla olan ilişkinizi aklınızda bulundurun. Kapanışın mektubun bağlamına göre uygun ve profesyonel olmasını sağlamak çok önemlidir.
- Kısa ve öz olun: Kapanış konuşmanız kısa ve basit olmalı ve mesajın değerini azaltmamalıdır. Çok fazla kelime veya uzun bir kapanış, mesajınızın etkisini azaltabilir.
B. Resmi Kapanışlar
Resmi kapanışlar iş mektupları, akademik yazışmalar ve formalite ve saygı gerektiren diğer profesyonel iletişimler için uygundur.
Resmi kapanışların bazı yaygın örnekleri şunlardır:
- Samimi olarak
- sadakatle
- Saygılarımızla
- Saygılarımla
C. Yarı Resmi Kapanışlar
Yarı resmi kapanışlar, daha kişisel veya arkadaşça bir tona sahip olan ve genellikle profesyonel ortamlarda kullanılan mektuplar için uygundur.
Yarı resmi kapanışların bazı yaygın örnekleri şunlardır:
- Saygılarımla
- Saygılarımla
- Sevgilerimle
- Saygılarımla
D. Resmi Olmayan Kapanışlar
Resmi olmayan kapanışlar, resmi bir üslubun gerekli olmadığı daha gündelik yazışmalar için uygundur.
Gayri resmi kapanışların bazı yaygın örnekleri şunlardır:
- Şerefe
- Saygılarımızla
- Dikkatli ol
- Kişisel tarzınızı veya alıcıyla olan ilişkinizi yansıtan her şey
Kapanış yazmak yalnızca bir mektubun veya e-postanın sonuna sözcükler eklemek değildir. Doğru tonun oluşturulmasında ve mesajın mektubun genel amacını güçlendirecek şekilde bitirilmesinde kritik bir rol oynar. Bu yönergeleri takip ederek ve bağlama uygun bir kapanış seçerek alıcıda kalıcı ve olumlu bir izlenim yaratabilirsiniz. Resmi bir mektubu bitirmek söz konusu olduğunda uygun kapanış cümlesini seçmek çok önemlidir. Kapanış cümlesi, imzadan önce alıcıya yazarın niyetini ve üslubunu belirten önemli bir mesaj gönderen son ifadedir.
Resmi kapanış cümleleri, bir iş arkadaşı veya bir hükümet yetkilisi gibi daha yüksek otoriteye veya pozisyona sahip birine yazarken kullanılır. Bu ifadeler saygıyı, profesyonelliği ve uygun düzeyde resmiyeti ifade eder.
Yaygın olarak kullanılan resmi kapanış cümleleri “Gerçekten”, “Saygılarımla”, “Saygılarımla”, “Saygılarımla” ve “Saygılarımla”dır. “Gerçekten” en resmi olarak kabul edilir ve saygın veya bilinmeyen bir alıcıya yazarken kullanılması önerilir. “Saygılarımla” ve “Sadakatle” ticari yazışmalar veya devlet yetkililerine yazılan mektuplar için kullanılabilir. “Saygılarımla” resmi talepler veya sorular için uygun bir kapanıştır. “Saygılarımla” daha rahat ve resmi bir ifadedir ve yerleşik bir ilişkiniz olan birine yazarken kullanılabilir.
Profesyonel veya kişisel bir ilişkisi olan birine yazarken yarı resmi kapanış cümleleri kullanılır. Üslup, resmi ifadelerle karşılaştırıldığında daha az resmidir ancak yine de saygı ve profesyonellik duygusunu korur.
Yaygın olarak kullanılan yarı resmi kapanış cümleleri “Saygılarımla”, “Saygılarımla”, “Saygılarımla” ve “Saygılarımla”dır. “Saygılarımla” ve “İçtenlikle” bir iş ortağına, işe alım müdürüne veya bir meslektaşınıza yazarken kullanılabilecek sıcak ve dostane ifadelerdir. “Saygılarımla”, “Saygılarımla”dan daha resmi kabul edilir ve bir dereceye kadar aşinalık içeren iş ilişkileri için uygundur. “Saygılarımla” en resmi yarı resmi ifadedir ve mektubun şükran veya takdir ifade ettiği durumlarda kullanılması önerilir.
Kişisel bir ilişkisi olan birine yazarken resmi olmayan kapanış cümleleri kullanılır. Bu üslup gündelik ve arkadaş canlısıdır ve bağ kurduğunuz arkadaşlarınıza, ailenize, tanıdıklarınıza veya meslektaşlarınıza yazarken kullanılabilir.
Yaygın olarak kullanılan resmi olmayan kapanış ifadeleri “Şerefe”, “En İyisi”, “Kendine iyi bak” ve “Saygılarımla”dır. “Şerefe”, Birleşik Krallık ve Avustralya’da yaygın olarak kullanılan samimi ve resmi olmayan bir ifadedir. “En iyi”, iyi niyet ve sıcaklığı ifade eden kısa ve tatlı bir ifadedir. “Kendine iyi bak”, alıcının iyiliğiyle ilgilendiğini gösteren kibar ve düşünceli bir ifadedir. “Saygılarımla” en sık kullanılan resmi olmayan kapanış cümlesidir ve bir mektubu sonlandırmanın gündelik ama saygılı bir yoludur.
Resmi bir mektubu bitirirken uygun kapanış ifadesini seçmek önemlidir. Resmiyet tonu ve düzeyi, alıcıya ve mektubun niteliğine bağlıdır. Yazar, her tür kapanış cümlesi için yönergeleri izleyerek alıcıya olumlu bir izlenim bırakacak açık ve uygun bir mesaj gönderebilir.
İmza Kuralları
Resmi bir mektubun sonlandırılması söz konusu olduğunda imza, yazarı temsil etmede ve alıcıyı tanımada çok önemli bir rol oynar. Başarılı bir kapanış notu hazırlamak için imza kurallarının önemini anlamak çok önemlidir.
A. İmzanın Önemi
İmza, mesajın meşru ve gerçek olduğunu gösteren kişisel bir damga görevi görür. Aynı zamanda yazarın profesyonelliğini de gösterir ve gönderen ile alıcı arasında bir güven duygusu yaratır. Bu nedenle imzanın açık ve okunabilir olmasına dikkat edilmelidir.
B. İmza Yerleştirme
İmzanın konumu genellikle mektubun veya belgenin sonunda, yazarın basılı adının hemen üstünde tutulur. Belgenin formatına bağlı olarak sol veya sağ kenar boşluğuyla aynı hizada olmalıdır.
C. İmza Formatı
İmza formatı söz konusu olduğunda uyulması gereken özel kurallar vardır. Yazı tipini, boyutunu ve rengini içerir.
1. Yazı Tipi
İmzada kullanılan yazı tipi basit ve okunaklı olmalıdır. Tutarlılığı korumak için belgenin ana metnine benzer bir yazı tipi kullanılması tavsiye edilir.
2. Boyut
İmza ne çok küçük ne de çok büyük olmalıdır. Metnin herhangi bir bölümünü gölgede bırakmadan yerine rahatça oturmalıdır. Genellikle 10-12 punto arası bir boyut ideal kabul edilir.
3. Renk
Belgenin ön plana çıkması için arka planıyla kontrast oluşturan bir renk kullanılması önerilir. Fiziksel imza için genellikle siyah veya mavi mürekkepli kalem kullanılır.
D. Elektronik İmzalar
Dijital çağda elektronik imza yaygınlaştı. Yazdırma ve taramaya gerek kalmadan bir belgeyi elektronik olarak imzalamanın yasal bir yoludur. İmza, Adobe Sign, DocuSign gibi çeşitli araçlar kullanılarak veya iPad veya tablet gibi dokunmatik ekranlı bir cihazda imzalanarak oluşturulabilir. Ancak elektronik imzanın bölge yasalarına göre yasal olarak bağlayıcı olmasının sağlanması önemlidir.
İmzanın doğru yerleştirilmesi, formatı ve doğru formatın kullanılması, resmi bir iletişimin tamamlanmasında hayati bir rol oynar. Mesajınızı doğru notla sonuçlandırmak için imza kurallarına uymak her zaman akıllıca olacaktır.
Ortak İmza Uygulamaları
Uygun bir imza, resmi bir mektubun veya belgenin önemli bir parçasıdır. Bu sadece bir formalite değil aynı zamanda yazarın profesyonelliğinin, güvenilirliğinin ve otoritesinin bir göstergesi olarak da hizmet eder. Bu bölümde dört temel imza uygulaması türüne bakacağız:
A. Tam İmza
Tam imza, resmi belgelerde en sık kullanılan imza türüdür. Bu tür imza, yazarın tam adını ve ardından genellikle tıp doktorları için “MD” veya “Esq” gibi mesleki unvanlarını içerir. avukatlar için. Tam imza, mektuba otorite ve meşruiyet duygusu verir, bu da onu yasal belgeler veya resmi mektuplar için ideal bir seçenek haline getirir.
B. Adının Baş Harfleri-İmza
Baş harflerle imza, yazarın tam adını gizli tutmayı tercih ettiği veya imza için kısaltılmış bir form kullandığı durumlarda yaygın olarak kullanılır. Genellikle yazarın ilk, orta veya son harflerini ve ardından bunları ayıran bir noktayı, başka harflerle birlikte veya bunlar olmadan içerir. Bu imza genellikle iş veya hükümet belgelerinde gizlilik veya kısalık düzeyini korumak için kullanılır.
C. Resmi Olmayan İmza
Gayri resmi bir imza, genellikle kişisel yazışmalar veya gündelik iş mektupları için kullanılan, daha rahat ve gündelik bir imza tarzıdır. Bu tür imza, bir kişinin takma adından basit bir karalamaya kadar her şey olabilir ve kişiliğini ve yaratıcılığını ifade eder.
D. Resmi İmza
Resmi imza, yazarın imzasının temsil ettiği kurumu temsil ettiği, üst düzey iş veya devlet yazışmaları için ayrılmış bir imza türüdür. Genellikle yazarın konumunu ve şirket adını içerir. Bu durumda resmi imzanın kuruluşun markasını veya logosunu temsil edecek şekilde tasarlanması gerekir.
Herhangi bir resmi belge için doğru imza türünü seçmek çok önemlidir. Tam imza meşruiyet sağlarken, ilk imza bir miktar gizlilik sağlar. Resmi olmayan bir imza, yazarın kişiliğini yansıtırken, resmi bir imza bir organizasyonu temsil eder. Herhangi bir resmi belge için imza hazırlarken daima hedef kitleyi ve kullanılacağı bağlamı göz önünde bulundurun.
Kapanış ve İmza için Faydalı İpuçları
Herhangi bir türde mektup göndermeye gelince, içeriğin gösterişli ve profesyonel olduğundan emin olmak önemlidir. Bu özellikle resmi mektuplar için geçerlidir çünkü bunlar markanızın bir uzantısıdır ve itibarınızı etkileyebilir. Mektubunuzu doğru notla bitirmenize yardımcı olabilecek bazı kapanış ve imza ipuçlarını burada bulabilirsiniz.
A. Mektup göndermeden önce düzeltme yapılması
Herhangi bir yazma sürecinin en önemli adımlarından biri redaksiyondur. En küçük bir hata bile iletmeye çalıştığınız mesajın tamamını tehlikeye atabilir. Mektubunuzu göndermeden önce, dilbilgisi, yazım ve biçimlendirme hatalarını kontrol etmek için mektubu birkaç kez okuyun. İkinci bir görüş almak için mektubunuzu başka birinin okumasını sağlamak da iyi bir fikirdir.
B. Mektubu Biçimlendirmek
Mektubunuzu biçimlendirmek, okunmasını kolaylaştırmak ve görsel olarak çekici hale getirmek için çok önemlidir. Paragraflar arasında yeterli boşluk olduğundan emin olun ve Arial veya Times New Roman gibi standart bir yazı tipi kullanın. İçeriği kısa paragraflara bölün ve önemli bilgilere dikkat çekmek için başlıklar ve madde işaretleri kullanın.
C. Şablonların Kullanımı
Şablonları kullanmak size zaman kazandırabilir ve mektubunuzun profesyonel görünmesini sağlayabilir. Mektubunuzun amacına ve tonuna uygun bir şablon seçtiğinizden emin olun. Şablonları çevrimiçi olarak veya kelime işlemci yazılımlarında bulabilirsiniz.
D. Örneklerin İncelenmesi
Diğer resmi mektup örneklerini incelemek size kendi mektubunuzu nasıl yapılandıracağınız konusunda fikir verebilir. Ton ve amaç açısından mektubunuza benzeyen örnekleri arayın.
E. Takip
Takip, mektubunuzun alındığından ve gereğinin yapıldığından emin olmak için kritik bir adımdır. Bu e-posta veya telefon yoluyla yapılabilir. Üslubunuzda kibar ve profesyonel olun ve orijinal mektubunuzun içeriğinin açık ve kısa bir özetini verin. Takip ayrıca size mektubun gönderilmesinden sonra ortaya çıkabilecek sorunları veya endişeleri giderme fırsatı da verir.
Kapanış ve imzaya ilişkin bu yararlı ipuçlarını takip ederek resmi mektubunuzun doğru notta bittiğinden emin olabilirsiniz. Mesajınızın alındığından ve dikkate alındığından emin olmak için mektubunuzu yeniden okumayı, uygun şekilde biçimlendirmeyi, şablonları kullanmayı, örnekleri incelemeyi ve takip etmeyi unutmayın.
Kapanış ve İmzada Kaçınılması Gereken Hatalar
Resmi bir mektubu kapatmaya gelince, ne pahasına olursa olsun kaçınılması gereken birkaç hata vardır. Bu hatalar şunları içerir:
A. Uygunsuz Kapanışları Kullanmak
Uygunsuz kapanışlar kullanmak, mektubunuzun alıcısında yanlış izlenim bırakabilir. Mektubunuzun tonuna ve alıcıyla ilişkinize uygun bir kapanış seçmeniz önemlidir. Örneğin, resmi bir iş mektubu yazıyorsanız, “Şerefe!” gibi resmi olmayan bir kapanış kullanabilirsiniz. uygun olmayacaktır.
B. Yanlış Yazım ve Dilbilgisi
Yanlış yazım ve dilbilgisi, mektubunuzun genel profesyonelliğini azaltabilir. Mektubunuzu defalarca okuduğunuzdan ve başka birinden de incelemesini istediğinizden emin olun. Bu, gözden kaçırmış olabileceğiniz hataları yakalamanıza yardımcı olabilir.
C. İmzanın Atlanması
Mektubunuzu göndermeden önce daima imzalamayı unutmayın. İmzanızı atlamak, mektubun sizin tarafınızdan gönderilmemiş gibi görünmesine neden olabilir ve alıcının kafa karışıklığına neden olabilir.
Alıcıda doğru izlenimi bıraktığınızdan emin olmak için resmi bir mektubu kapatırken bu yaygın hatalardan kaçının.
